行政信息系统

行政信息系统是指为行政决策提供有用信息为目标，相互之间具有密切联系的搜集、识别、提炼、编写、存贮、计划、组织、控制等多种信息处理、管理职能及过程的总体。是行政管理系统的重要组成部分，联系信息源与信息利用者的中间媒介。其主要构成要素包括：人、制度、方法、手段、设备等。该系统以行政管理系统为外部环境，并以为行政决策提供有用信息的多种形式为其服务对象。按照所应用的技术手段的不同，该系统被划分为以手工作业为主的手工系统和以电子计算机、现代通信技术得到普遍应用的自动化系统二种类型。
行政信息系统的构成形式，亦即系统各组成部分的排列方式，是系统性质与数量的集中表现。实际应用中的机关行政信息系统有多种构成形式，并各有不同的适用范围。
❶职能结构，按行政机关即有职能部门建立系统，一个或若干职能部门相应构成一子系统，较适合于职能分工明确，内部机构稳定，部门间横向联系较少，信息量较大，驻地分散的机关。
❷功能结构，按信息处理，管理的功能建立系统，一项或若干项功能应构成一个子系统，如接收子系统、加工子系统、存贮子系统、控制子系统、传递子系统等。这种结构较适合于小型机关或职能分工不明确，部门间横间联系较多，信息量较少的部分中型机关。
❸职能——功能复合结构，根据具体情况和需要，按职能和功能分别建立两种类型的子系统。较适合于驻地不够集中，部门间职能分担不平衡等情况特殊的机关。
❹信息形式结构，按文件、档案、图书、情报资料等信息形式建立系统，每一种信息形式及其相应的工作活动就构成一个子系统。如文件子系统、档案子系统、图书子系统、情报服务系统(由于其主要提供来源广泛，形式多样的反馈信息，故又称信息反馈子系统)等。这种结构为目前绝大多数机关所采用。在以手工处理管理信息为主的情况下，这种结构有较强的应用价值，但须注意克服各子系统过分独立易发生脱节的缺点，加强控制和协调。
行政信息系统具有输入、加工处理、存贮、输出、组织控制五个方面的功能，功能的大小主要决定于系统的规模与结构方式。
❶输入功能：包括能确定行政管理活动的信息需要与要求，需要多少、何种类型、何种形态和内容、何时需要、有何具体要求等； 接收和征集各种信息。
❷加工处理功能：即能对搜集而来的各种信息加以识别、筛选、提炼编写，以确认其置信度、可靠性、准确性，使其便于传递和贮存，满足信息利用者的不同需求。
❸存贮功能：即系统能贮藏并有效保管信息。
❹输出功能：即能将信息适时提供给各级组织和工作人员，满足其信息需求。
❺组织控制功能：即能对系统自身实施有效的管理，主要包括系统设计、实施、对系统运行确立组织保障、控制系统运行过程等。
行政信息系统的设计原则可分如下方面：
❶集中统一原则：即应使系统的运行置于机关首脑的直接领导之下，为各项决策活动服务； 规范信息形式与信息处理，管理活动的规章、制度、标准应尽可能在最大范围和程度上实现统一； 决定信息流向、流速、生效、归宿的有关工作有必要由专职信息人员分类集中处理。
❷可靠性原则。即系统应能对准确、周密、完整、精确地提供信息确立保证，并能使秘密得以保守。
❸及时性原则：即系统应能根据管理需要，迅速灵敏地提供反映管理活动、管理对象最新动态的信息，维护信息的时效。
❹简化原则：即在满足管理目标需要和使系统有一定功能扩展余地的前提下，系统应尽可能化繁为简，以提高效益。
❺科学分工原则：即合理分解各项工作活动，使有关机构或个人有大致均衡的作业负担，并使其分别在某一方面专司其职、专负其责，以建立稳定秩序，提高工作效率。
❻标准化原则：即加强标准化建设，为构成标准化对象的事物，概念制定（或采用）各级各类适用的标准，并为其有效实施提供必要条件，使系统获得比较的基础、协调的依据、有效运行的保证。
❼程序化原则：即根据信息处理，管理工作的特点，广泛建立和充分实施各种工作程序，以维护系统有序性、科学性、合法性和工作质量的一致性。
❽一体化原则，即注意统一协调文件，档案，图书，情报资料等各子系统间的关系，克服不必要的分散性，实行一体化综合管理，提高系统信息资源的共享能力。
❾适应性原则：即系统应对环境(上一位系统，即行政管理系统)有很强的适应能力，能根据环境变化不断调整自己，适应其变化，充分满足其需求。当有非常规的突然偶发事变发生时，能迅速采取有效对策。
❿经济性原则：即系统应能以最小的人力、物力、财力消耗，使信息服务的质量与效率有尽可能的提高。

行政信息系统

1.涵义及构成要素
行政信息系统是指为行政决策提供有用信息为目标，相互之间具有密切联系的搜集、识别、提炼、编写、存贮、计划、组织、控制等多种信息处理、管理职能及过程的总体。是行政管理系统的重要组成部分，联系信息源与信息利用者的中间媒介。其主要构成要素包括：人、制度、方法、手段、设备等。该系统以行政管理系统为外部环境，并以为行政决策提供有用信息的多种形式为其服务对象。按照所应用的技术手段的不同，该系统被划分为以手工作业为主的手工系统和以电子计算机、现代通信技术得到普遍应用的自动化系统二种类型。
2.适用范围
实际应用中的机关行政信息系统有多种构成形式，并各有不同的适用范围。(1)职能结构，按行政机关即有职能部门建立系统，一个或若干职能部门相应构成一子系统，较适合于职能分工明确，内部机构稳定，部门间横向联系较少，信息量较大，驻地分散的机关。(2)功能结构，按信息处理，管理的功能建立系统，一项或若干项功能应构成一个子系统，如接收子系统、加工子系统、存贮子系统、控制子系统、传递子系统等。这种结构较适合于小型机关或职能分工不明确，部门间横间联系较多，信息量较少的部分中型机关。(3)职能——功能复合结构，根据具体情况和需要，按职能和功能分别建立两种类型的子系统。较适合于驻地不够集中，部门间职能分担不平衡等情况特殊的机关。(4)信息形式结构，按文件、档案、图书、情报资料等信息形式建立系统，每一种信息形式及其相应的工作活动就构成一个子系统。如文件子系统、档案子系统、图书子系统、情报服务系统(由于其主要提供来源广泛，形式多样的反馈信息，故又称信息反馈子系统)等。这种结构为目前绝大多数机关所采用。在以手工处理管理信息为主的情况下，这种结构有较强的应用价值，但须注意克服各子系统过分独立易发生脱节的缺点，加强控制和协调。
3.功能
行政信息系统具有输入、加工处理、存贮、输出、组织控制五个方面的功能，功能的大小主要决定于系统的规模与结构方式。(1)输入功能：包括能确定行政管理活动的信息需要与要求，需要多少、何种类型、何种形态和内容、何时需要、有何具体要求等； 接收和征集各种信息。(2)加工处理功能： 即能对搜集而来的各种信息加以识别、筛选、提炼编写，以确认其置信度、可靠性、准确性，使其便于传递和贮存，满足信息利用者的不同需求。(3)存贮功能： 即系统能贮藏并有效保管信息。(4)输出功能： 即能将信息适时提供给各级组织和工作人员，满足其信息需求。(5)组织控制功能： 即能对系统自身实施有效的管理，主要包括系统设计、实施、对系统运行确立组织保障、控制系统运行过程等。
4.设计原则
行政信息系统的设计原则可分如下方面：
(1)集中统一原则： 即应使系统的运行置于机关首脑的直接领导之下，为各项决策活动服务；规范信息形式与信息处理，管理活动的规章、制度、标准应尽可能在最大范围和程度上实现统一；决定信息流向、流速、生效、归宿的有关工作有必要由专职信息人员分类集中处理。
(2)可靠性原则。即系统应能对准确、周密、完整、精确地提供信息确立保证，并能使秘密得以保守。
(3)及时性原则： 即系统应能根据管理需要，迅速灵敏地提供反映管理活动、管理对象最新动态的信息，维护信息的时效。
(4)简化原则： 即在满足管理目标需要和使系统有一定功能扩展余地的前提下，系统应尽可能化繁为简，以提高效益。
(5)科学分工原则： 即合理分解各项工作活动，使有关机构或个人有大致均衡的作业负担，并使其分别在某一方面专司其职、专负其责，以建立稳定秩序，提高工作效率。
(6)标准化原则： 即加强标准化建设，为构成标准化对象的事物，概念制定（或采用）各级各类适用的标准，并为其有效实施提供必要条件，使系统获得比较的基础、协调的依据、有效运行的保证。
(7)程序化原则： 即根据信息处理，管理工作的特点，广泛建立和充分实施各种工作程序，以维护系统有序性、科学性、合法性和工作质量的一致性。
(8)一体化原则，即注意统一协调文件，档案，图书，情报资料等各子系统间的关系，克服不必要的分散性，实行一体化综合管理，提高系统信息资源的共享能力。
(9)适应性原则： 即系统应对环境(上一位系统，即行政管理系统)有很强的适应能力，能根据环境变化不断调整自己，适应其变化，充分满足其需求。当有非常规的突然偶发事变发生时，能迅速采取有效对策。
(10)经济性原则： 即系统应能以最小的人力、物力、财力消耗，使信息服务的质量与效率有尽可能的提高。

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行政信息系统

指服务于行政管理的收集、整理、传输信息的网络系统。行政信息系统按信息的传输方式可分为： (1)纵向传输信息系统： 在不同级别的行政组织之间进行信息传输的信息系统； (2) 横向传输信息系统： 在同一级别的各行政组织之间进行信息传输的信息系统。(3)综合传输信息系统： 是前两种信息系统的集合，其中既有纵向传输，又有横向传输。行政信息系统按其隶属关系又可分为： (1)行政机关自身组成的信息系统： 行政机关上传下达、层层汇报、逐级指示所形成的信息系统； (2) 咨询机构组成的信息系统： 咨询机构为提供有关咨询意见，而广泛收集、处理和传输信息所形成的信息系统； (3)社会情报信息系统： 包括报纸、广播、电视等所有宣传舆论工具组成的信息系统。建立多渠道的行政信息系统，对于保证行政决策的正确性和行政管理的高效率具有十分重要的意义。

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行政信息系统

现代行政决策体制不能没有信息系统这个组成部分，信息是决策的基础，是连接决策主体和决策客体的桥梁。现代行政决策不仅要求信息完整，而且要求信息准确、及时、适用。科学化决策要求有高质量的信息作保证。没有信息保障，很难做出明智的决策。信息失真，会导致决策的失误。信息资料不全，情况不明，也经常成为决策的最大困难。建立完善的信息系统，就能及时地为决策系统提供准确、适用的信息，使决策工作真正建立在科学基础之上。从传统决策方式来看，决策层获取信息的渠道单一，且流通不畅。根据西蒙的观点，在不能获得足够有效信息的情况下，人们的决策行为只能是满意判断和次优选择，难以产生最优抉择。但随着计算机及相关技术的发展，人们的决策行为将越来越趋于理性化。在现代决策中，网络技术的广泛应用极大丰富了政府决策的信息来源，带来信息量的全面增长和信息处理能力的提高，这有力地推动政府决策的科学化进程。
在各级决策机关应当成立一个健全的信息系统，一般来说，信息系统的工作包括四个基本环节： (1) 信息的获取。这就是打通各种渠道，建立畅通的情报信息网络，不断获得有关行政决策的充分可靠的信息资料。没有获取一定的信息，行政决策就如“无米之炊”，无以生存。因此，信息的获取是信息系统的首要任务。(2)信息的处理。就是对获取的各种资料进行分析研究之后，根据行政决策的各种不同的需要，做好信息的处理，作一些必要的筛选、提炼和加工分类。(3)信息的贮存。就是要搞好信息资料的储备、管理，形成一个信息资料库，以保证随时参考、使用。(4)信息的传输。就是通过一定的信息流程，将适用、适量的信息及时准确地传输给有关行政机构和人员，这也是信息系统的重要任务。
通过以上信息的运转过程，建立起一个科学的信息系统，便为行政决策奠定一个良好的基础。为了使行政决策中心取得全面而准确的信息，通常对信息系统有如下要求： (1)信息内容的真实性。要采取有效措施，以保证获取的信息能够如实地反映客观情况。如得到的信息不符合事实，既没有价值，又会给行政决策带来危害。(2) 信息范围的广泛性，既要有本地的、外地的信息，又要有国外的信息； 既要有上层的、下层的信息，又要有正确的、反面的信息，如此等等。(3)信息途径的多样性。要通过正式、非正式的，各行各业、各个阶层等多种渠道，把各种信息收集起来。(4) 信息速度的及时性。就是要求及时地搜集已发生的各种情况和问题，以最快的速度传递给决策部门和决策者。时间的延误，将会使信息的价值消失，甚至导致决策失误。(5)信息量的适用性。就是要求向行政决策中心系统和决策者所提供的信息，都是适合需要的信息。