文字处理
文字处理是利用计算机来处理文字工作。处理文字的计算机称为文字处理机，分为专用机和通用机。专用文字处理机专用于文字处理，只能运行文字处理程序，而不能进行其他的数值计算和数据处理。通用文字处理机是通用计算机，大多采用微处理或小型计算机。计算机文字处理对于办公活动中下列文件的制作特别有用：需要大量修改的文件、首次分发后需再次分发的文件，包含表格或经常使用的正文段落的文件，各类需要进行大量编辑的多篇文件。计算机文字处理的有效使用，大大减少信息处理工作中的重复劳动，通过文字处理机的使用，各种复杂格式的文件便易于产生和再形成，并避免或减少由草稿到最终定稿文件的过程中多次打字输入的工作量。一个文字处理系统必须具备输入、编辑、输出的功能。
(1) 输入功能。文字处理的第一步是把要处理的文件或报告输入到计算机中。为计算机的编辑程序提供生成新文件的功能。在开始输入时，指定一个文件名，用户输入到计算机中的文字就以文件的形式存储起来。作为中文文字处理系统，更应该具备多种易学易用的中文输入方法，并且各种方法容易进行互相交换，即使用者可随心所欲地从一种输入方法变换成另一种方法。
(2) 编辑功能。它可分为行编辑和全屏幕编辑两种，
❶行编辑： 指在编辑过程中，以 “行” 为基本的处理单位。编辑程序自动地为被编辑的信息按行编号，各种编辑操作根据指定的行号来确定操作对象。但这个行号并不作为信息加到文本中去，当退出编辑程序时，所编的行号也就自动消失。行编辑一般要具备以下功能。插入，在指定的行号之前插入一行或多行文本，对于新建立的文件，则可以在第一行前插入； 修改，对指定行的内容做修改，包括在指定位置插入、删除字符或汉字； 删除，删除已输入的文本中的一行或数行； 显示，显示指定行号的文本内容，若不能指定行号，则显示全部文本的内容； 复制，输入文本过程中，若发现某一行和已输入的某行内容重复较多，则可把已输入的行复制，再加以修改，以减少输入时间，复制并不改变原来行的内容； 搬迁，当发现某些行为在文本中的位置不合适时，可以把它们一起转移到合适的位置； 替换，用新输入的文本代替指定行号的内容，替换和被替换的行数不必相等，替换时，编辑程序先删去指定行号的文本，然后用所收的新内容代替； 字或字符串替代，在指定行的范围内，用新的字（或字符串） 代替原来文本中的指定字（或字符串）; 转抄，若新输入的文本有一段和另外一个文本的某一段相同，可以把该文本的这一段内容转抄到新文本的指定行开始的一段上，与此相似，还可以把在计算已有的整个文本转抄过来，插入到新文本中，或接到文本的结尾。
❷屏幕编辑。它没有行号，而是以显示屏幕作为编辑的基本对象，用光标作为指针，指示编辑操作在什么地方进行。一般利用副键盘上标有↑、↓ 、←、→的四个健盘来控制光标的上、下、左、右移动，可以把光标移到屏幕的任何地方进行操作。屏幕编辑不但具有行编辑的全部功能，而且有些操作更为方便，屏幕编辑的一切操作都是通过专用键来进行，而不是用命令来进行，操作熟练后，编辑速度很快。某些功能较强的屏幕编辑，还可以设置文本行宽超过荧光屏显示的宽度，整个文本可以在屏幕上平行左移或右移，以便看到超出屏幕显示的那部分内容。在进行屏幕编辑时，随着光标移到屏幕底部，整个文本平行向上移动，把末行以后的内容显示出来，屏幕编辑还包括对文章进行格式化，留出天头和地脚，或按专门的通知、信件的格式进行自动格式处理。
(3) 输出功能。正式的公文一般至少需要黑体、楷体、宋体和仿宋体四种字体。完善的文字处理系统是将印刷排版结合在一起的综合文字处理系统，即对于一篇文字内容已编辑好的文章再进行印刷格式排版处理，如加题头处理、字号选择、段落控制、行距的纵向、横向控制等功能。经过以上排版处理后，配以高密度的汉字字形字库，就可得到一篇具有排版格式的印刷文件。经过胶印制版或是电子/激光照排得到正式版，马上就可批量印刷。这样的综合汉字处理将大大提高公文文字处理的质量和效率。