公共关系会议

有组织有目的交流活动，是公共关系人员的经常性工作之一。各种组织都要举行会议，目的是：（一）通过会议使有关部门建立正常的联系，疏通沟通渠道，加强信息交流，为组织创造和谐融洽的社会环境。（二）传播组织信息和文化。（三）引起社会和新闻界的注意，提高组织的知名度，其共同问题是：（一）经费。会议过多过滥会造成组织的财务负担。（二）充分的准备工作。一些准备不充分的会议，劳民伤财，毫无结果。会议的类型有：（一）年会。按规定一年召开一次的会议。时间可以商定，不一定必须在年终，一般的小企业没有特定的年会，大型联合企业的年会有两种，一种是股东年会，一种是分支机构年会，跨国公司也可能把国内分支机构与国外分支机构年会分别召开。股东年会不一定把所有的股东都召集起来，只开股东代表会议也可以。分支机构的年会有时在总部召开，但多数是轮流在分支机构所在地召开，由分支机构和总部联合筹备，这样做的好处是：推动分支机构的工作，增加分支机构的责任感和荣誉感。年会的内容有：总结一年的工作；提出新的一年的任务或目标；推广某种经验；对重要的人事变动作出安排，交流情况等。所有的年会都有一些轻松愉快的旅游、参观和娱乐活动，体现了总部的谢意。（二）联谊会。以联络感情、交流信息、增进友谊为目的的聚会，没有特定的任务或目标。主要形式有：茶话会、酒会、舞会、文娱演出、聚餐会、游乐活动和体育比赛等。美国一些管理得比较好的企业有固定的周末联谊活动，固定的午餐会或已经成为惯例的年度游乐节目。（三）研讨会。为探讨某个学术问题举行的集会。公共关系中组织的研讨会主要是研讨与公共关系或企业管理有关的学术问题，其作用不仅在于讨论提高公共关系工作的水平，还能够增加信息交流的渠道。组织方法是：先由少数组织协商发起，争取有关的组织参加，会议主题必须明确，要有专人负责协调工作。（四）营销会。以宣传和销售产品为目的的会议。有品尝会、订货会、鉴定会、展销会等，其中订货会和展销会是大型的营销活动，参加的企业愈多愈好。订货会是一种产品或一系列产品为主，由生产厂家主持的。展销会由展览公司或几个企业组织，有大量商品参加，吸引广大顾客的活动。营销会是企业宣传自己、搜集信息的极好时机，生产企业应有市场分析人员和公共关系工作人员参加。（五）表彰会。企业表彰会的形式多种多样，直接把奖品送到家里，在办公室开个小型表彰会或召开大型会议都可以。奖品也五花八门，大到房子、汽车，小到一盒糖果，一个人有了特殊的成绩就表彰奖励一番，使每个人都知道他为什么得到荣誉。表彰会要开得生动、活泼、有新意，避免一些老的程式和作法，才能给人留下深刻印象。