文件处理
文件处理主要指对文件这一整体形式进行的各种处理，如文件复印印刷、文件输入和存储、文档管理、文件传输以及邮件处理。进行文件处理时将不区分其内容是文字、报表或是图形、图像信息，而以统一的形式进行处理。它不是拘泥于一个文字、一个图形的分别处理。文件处理的大部分功能是依靠各种办公设备的支持来实现。
(1) 邮件处理。是指对文件、信件、函件进行自动的封口、开封、包装等功能。在各类办公室中，日常函件、信件的处理量非常大，特别是下达会议通知或文件时，往往是几百、几千份的工作量。邮件处理就是通过采用各种件自动处理设备实现邮件处理的自动化，以减少人员的重复劳动。
(2) 文件输入和存储。文件输入和存储就是实现对文件的自动输入，并将输入的信息存储起来。这需要专门的输入设备和大容量的存储器。典型的文件输入和存储是通过缩微处理设备实现的。它对于任何信息形式的文件，都是一页一页地通过翻拍机送进去，做成缩微胶片存储起来。光学字符阅读机和光盘也是实现文件输入和存储的设备。
(3) 文件复印印刷。它是指将一份已做好的文件复制多份的工作，量少的可通过复印机，中等数量的可通过小型快速印刷设备，大批量的则要采用计算机激光编辑排版系统。计算机激光编辑排版系统的出现是印刷技术的重大革命，使印刷业从劳动密集型的铅字排版中解放出来，走向自动化。它具有以下特点： 生产周期大大缩短； 稿件的编辑、排版、成页、修改、插图等均可通过终端进行，省去了繁重的抄写、清稿、整理等手工劳动； 版本可以方便地保存在磁盘里和照相底片上； 简单、方便、易学； 避免了铅对环境的污染。这种系统不但适合于印刷办公文件，而且适用于出版图书、报纸、杂志等。激光照排系统利用计算机的文字功能进行文字的输入。计算机输出高精度的由点阵组成的文字，经过激光照排机在照相底上，再将底片制成版进行印刷，照相底片上的字形相当于铅字字模，由于字形点阵十分精密，所以形成的笔画不但不再显示间断，而且拐弯也十分圆滑自然，因此分辨率较高的计算机激光编辑排版系统印刷的文字比铅印的更加美观漂亮。这种系统是由一个大型的编辑排版软件包支持或者由独立的一系列编辑排版软件支持，由软件控制编辑、排版、照排等整过程。用户把文稿输入后，只要将排版的要求输入计算机，即在输入文稿后，要再输入组版指令。有的系统则采用更为简单的填表方式，使计算机自动按要求的字体、字号和位置排好版。
(4) 文档管理。它是采用电子手段实现对各类文件的分类、归档和检索。缩微存储系统是一个适于大量历史档案资料管理的文档管理系统。计算机的电子文件档案柜则适于对数量不很大而且经常使用的文件进行文件归档检索。随着时间的推移及信息量的增加，文件的管理成为突出问题，一个工作五年以上的办公人员，至少有一柜子，甚至几柜子材料。有时为了查阅一个文件要花上半天甚至几天时间，一次找不到，两次、三次、甚至八次、十次的反复查找，耗费了办公人员的大量时间。手工方式的文件归档存放是把文件存放在文件柜中，文件柜中分为若干抽屉或栏，每个抽屉存放若干夹子，每个夹子存放若干公文。这时文件的存放只能按照一种方式归档，或是按发文单位、或是按发文时间、或是按文件性质来归档。所谓电子文件档案柜是计算机给用户建立的一个虚拟的概念。它是由计算机的若干台磁盘存储器组成的一个大容量的存储系统，将这存储系统模拟成一个容量无限大的文件档案柜。它是由柜内的抽屉、抽屉内的文件夹、文件夹内的文件组成的。用户如同使用人工文件柜那样，从电子文件档案柜中的某个抽屉、某个文件夹中取出某个文件，而不管文件存储在磁盘上的物理位置。这种文件组织方式还远远不能满足用户的查询检索要求。文件档案管理的关键是如何对文件进行分类归档。一般文件是按照年、月、日收发存储进来的，这是必须要考虑的检索要求。文件还可按发文件的单位划分，如中央、国务院、国务院各部、委、省、市、地方。而人们使用中常常又是按文件的单位划分。这种分类更是五花八门，形式多样。如按行业可分为军事、国防、工业、农业、基建、科技、文教、卫生等； 又可按文件性质分成政策、计划、法规、统计等。存储在文件档案柜中的文件，应满足不同行业、不同职务的人员按其不同的需要进行查询检索。因此，一定要解决分类组织这些文件的问题。办公自动化系统的电子文件档案柜系统都有这种多功能的检索能力。只要关键字能满足各类人员的需要而且足够详尽时，将给文件查找带来很大的方便。但这不是说，关键字越多越好。过多了，给人们的记忆、输入都带来很大的麻烦。国际上典型的文件档案管理例子是美国图书馆的自动检索系统。如美国的医学图书馆的自动检索系统，可以在10分钟内用30种语言浏览2300种杂志、10万篇文章、查阅完一个指定的课题。总的来讲，电子文件档案管理具有以下的优点： 高效率的文件查询检索能力； 提供多种方法的查询检索； 通过文件共享提高存储效率； 减少办公室文件存储占用的面积。