会议通知发出后，会务工作就开始了。与会单位或个人接到通知后，通常情况是将出席会议的人员姓名预先告诉会议的召集机关，这种做法就叫做报名。然后与会者按照通知上的要求，于指定日期到开会地点报到。
报名方式有多种办法，可以用电话，也可以用书面形式。无论用哪种方式报名，会议工作人员都要认真审核与会人员的姓名、单位和职务，避免出现音同字不同或者单位、职务张冠李戴等问题。
大型会议的报到一般在住地进行，大会住地设会议报到处。报到处要有专人负责，报到地点要安排在进出方便、引人注意的地方。会议工作人员要提前一天或半天赶到住地，并根据外埠人员报到的时间、乘坐的车次(航班)组织好人力、落实好车辆，妥善做好接站工作。同时还要安排好与会人员休息的地方。如会议当天散不了，还要帮助解决食宿问题。
与会人员报到时，大会工作人员要及时发放证件和有关材料，如会议须知、会议日程等。如果需要就餐和住宿时，还要办理好就餐和住宿手续。在会议报到结束时，要及时向大会主持人和有关领导通报会议人员出、缺席情况。