公函是机关(单位)之间互相商洽、联系工作和询问、答复问题时往来的公务信件。公函使用的范围较广，在上下级单位之间、平行的以及不相隶属的单位之间进行一般的公务交往时均可使用。
有的时候，公函还可以起到介绍信的作用。普通的介绍信，由于印就统一的格式，只能简单地填写。有些比较重要或复杂的事情，如采用公函的形式，就可以把需要联系的事情写得更具体，重要性更突出，使受函单位更为重视。
写公函时，行文要开门见山，叙事要简明扼要，语气要恳切，但不必寒暄、客套；平行或不相隶属的单位之间的公函往来，尤要注意措辞得体，戒用命令、指示等语句。
在公函正文结束时，一般都要用“请予大力支持”、“请予协助解决”等比较客气的词句作结尾。
写公函时，最好也要有明确的标题。写清楚收文单位的全称及发函单位的全称，加盖公章，写明发函的年、月、日。