信息的收集组织和贮存

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1．信息的收集

信息的质量首先取决子数据收集的质量。数据收集最基础的工作是靠人工操作或自动测量装置(如利用码、信号、磁性或光学方法)进行。我国现有企业在生产经营活动中主要还是依靠人工操作方式来收集信息数据。

(1)信息收集的方法：
❶ 自下而上的广幅收集法。在采集数据后一般运用定期报告的形式服务于企业目标。
❷ 自上而下的采样收集法。根据特定的目标，应用数理统计原理收集并检验子样信息，使之尽量反映母体的行为，便于客观分析和跟踪决策。
❸ 随机积累法。平时普遍收集各种信息，针对各种目的分别加以积累，在实际需用时可运用已积累的信息进行分析。

(2)信息数据收集的基本原则：
❶ 完整性。凡可能影响决策的各个方面的数据都要收集，包括历史的、现时的、内部的、外部的。
❷ 及时性。必须根据获取数据的变化特征，不失时机地进行采集。时过境迁，有些数据是难以追忆的。
❸ 可靠性。收集的数据必须能客观反映实际情况。
❹ 准确性。数据的确切表述应是能对实际情况作出唯一的或最少歧义的理解和解释。
❺ 经济性。获取信息数据手段，方法应该经济、实用。

2．信息的组织

在企业管理系统中，信息管理机构的组织可以有不同的形式(如表4－2)。

表4－2 信息组织形式

3．信息贮存

是指以适当的方式把信息保存在各种存贮介质(如纸张、胶卷、计算机存贮器等)上的过程。生产经营过程的信息经加工处理后，有的并非立即就投入使用，有的虽然要立即使用，但以后还需要多次重复使用或留作查询、参考使用，这就需要将它们贮存起来，并建立相应的档案，妥善保管。至于信息贮存选用以上所说的何种存贮介质，则宜由企业根据自身的条件、生产经营的需要、信息共享程度的大小、重复使用次数的频率来决定。