文件的结构

又称文件的构成，指宣传文件的组成部分。我国现行宣传机关的文件，其结构主要有标题、正文、发文机关、收文机关、发文日期等。标题是文件的眉目，位置在文件的开首，正文的上端。用红头格式纸时，题目放在红线下面的第一行。标题的写法，一般由作者（发文机关）、事由和文种三部分组成，例如，《中共中央关于整党的决定》、“中共中央”是作者（发文机关），“整党”是事由，也是文件的主题，“决定”是文种。由于文件的具体情况比较复杂，因此，按一般习惯，文件标题只指出事由和文种，不标明作者（发文机关）。正文是文件的主体，具体叙述要表达的思想内容，是文件最重要的组成部分。对正文的要求，一是要内容正确，实事求是。二是要文字简练，合乎文法。三是要简单明了，一事一报（综合性内容除外）。发文机关，即文件作者。一般写在正文的下面偏右，所以又称落款，但有时有的文件，在标题上标出了作者，所以在正文下面，就不再落款了。例如，《中共中央关于经济体制改革的决定》。文件的作者通常是机关或机关的某一个负责人。有时由两个以上的机关联合发文，有时以机关领导人、负责人的名义行文。具体到每个文件以什么名义行文，主要决定于文件的内容和作者的职权范围。以领导人名义行文，应在姓名之前冠上职务身份。收文机关，又称受文机关。收文机关包括主送机关和抄送机关。主送机关是发文机关要求执行或办理、答复这份文件的主要单位。抄送机关是需要了解和参照执行这份文件的有关精神的单位。上级机关对所属各个下级机关发出的指示通知、通报等需要所属各机关了解和执行的文件，又叫普发文件，各下属机关都是主送机关。发文日期一般位于文件末尾。但有些文件，如决定、指示、通知等，在没有上款时，一般都放在文件标题的下面。参见“公文结构”条。