文书写作的礼仪规范

文书在人们的交际活动中占有十分重要的位置，它是人们交际活动和交际行为的延长，是人们交际活动、交际行为的精神的、意识形态的表现，是人际交往的重要手段之一。在日常交际活动中，文书的使用在内容上往往比交际活动更为复杂多样，在时间上比交际活动更为持久，起的作用有时比直接交际更为微妙。使用这种交际手段，必须注意这种手段本身所具备的礼仪功能，必须符合相应的礼仪规范的要求。
目前文书的类型是多种多样，从不同的角度看有不同的分类法。可以把众多的文书归纳为私交文书与公交文书两大类。私交文书主要有书信、电报、请柬和私人礼仪交际文书，如生日贺文、谢启等。公交文书主要指国家所规定的10类15种公文。还有就是介于这两面三刀者之间的条据、申请书、证明等实用文书。
从礼仪规范要求来讲，文书的礼仪功能和必须注意的礼仪规范要求。主要是指：
❶书写某一文书，要符合这类文书所特有的规范格式。
❷要学会使用相应的礼仪用语。
❸文字书写要工整规范并尽量做到字体优美。做到了这三点，文书也就具备了相应的礼仪功能。
(1)规范格式。不同文书有其特定的规范格式，书写时符合这些格式，这是文书礼仪的最基本要求。因为文书格式是在长期的发展过程中经比较筛选而最后形成的，格式本身常常表现出某种特定的含意。比如书信开头必须顶格书写，表示着对收信人的高度尊重； 抬头中必须有称谓表示双方特定的关系； 抬头后附承衷启语(启辞，如“您好”、“别来无恙”等)，既承上启下，又在感情上缩短了双方的距离，这都是其特定的礼仪作用，是绝对不应忽视的。公交文书的格式要求也很严，比如许多公文的标题规定使用“关于+主要内容+文种”的形式，这已经是最凝练的形式，不容再作缩简。公文中这种规范格式还很多。而这些格式一经确定，就成为公认的，为大家所共同遵守的东西，如果书写时有谁无意中破坏了这一格式，常常会引起对方的不快或成为指责的对象，这便破坏了文书的礼仪功能。
在上述常用私交文书中，书信、电报、启事、请柬等格式都有相对固定的东西，使用时应该礼仪用语。
(2)特别注意。公私文书中部分都有习惯礼仪用语。这礼仪用语在文书中或表切盼之殷，或表奉候之诚，或表相期之切，或表相敬之深，举凡交际往来过程中一些微妙关系和情感，大都可以通过相应的礼仪用语表达出来。
比如书信的礼仪用语就相当丰富。
抬头的称谓用语很多且有很强的礼仪作用：“吾兄”、“吾弟”，显示的是关系近切；“先生”、“小姐”，显示出文明礼貌；“经理”、“执事先生”，显示出一般的敬重； 先生之后加“惠鉴”、“台鉴、”“大鉴”、“钧鉴”，显示仰慕性的尊敬。
抬头之后的承启语（启辞）起开场白作用，它在正事之前能把双方关系拉得更近一些。比如过去常用的“奉读惠书如见故人”，或“如晤”，都能起这个作用。有时写“惠书奉读，迟复为歉”，用礼仪上的致歉，使开始生疏的关系又热络起来。写起来虽只几个字，却有很强的情感效应。
行文过程中常用的敬词、谦词也有礼仪功能。像使用“贵”(贵方、贵总经理、贵执事)、尊(尊物、尊函、尊意)、惠(惠临、惠顾、惠示、惠存)等敬词，在礼仪上起抬高对方身份的作用； 用“鄙”(鄙方、鄙人、鄙公司、鄙意)、“愚”(愚意，愚以为)、“窃”(窃为以，窃念)等谦词，在礼仪上有自谦以示敬的意思。
正文后的祝辞（又称颂辞）虽则是几个字，但表示写信人对收信人的祝愿、钦敬、慰勉，也有不可忽视的礼仪作用。最常用的是“敬礼”、“此致敬礼”、“祝你进步”等。讲究礼仪的常用一个收束语，结束正文，再致祝词。常用收束语有“专此奉闻”、“特以奉闻”、“专此布复”等，表示自己郑重其事的态度。祝词有时根据对方情况相应变换文词以示亲近，如“敬颂近安”(大安、健安、康健)是祝健康平安的，“即颂时祺”(年禧、春祺、暑祺、秋安、冬安)是随时令变化的，“即颂大安”(教安、文安、著祺、撰安、商安)是随对方工作而变的。往往一词选用得当，礼仪上收效甚巨。
署名后的启禀词也有礼仪作用。比如对尊长，在署名后加的“叩”、“拜”等字样。
信写到最后，署名、启禀词、年月日都写完了，还可以再添上几个字表明写此信的处所、时间、环境、氛围、心境等，这看似闲闲的几个字，如使用得当，也能联络以至加深情感情。比如“舟中”、“旅次”，表明客居在外，思念之情倍于常时；“凌晨”、“深夜”、“万籁俱寂时”，用时间、氛围把写信时的眷眷之情或拳拳之心点染出来，让人读后亲切之感油然而生。
书信本身是人际交往、言事叙意抒情的工具，而如果书信中礼仪用语使用得宜，会使本来是抒情的信，更显情真意切； 也会使本来是言事的信，于干巴巴中平添几许人情味儿，总之，礼仪用语的作用是巨大的。
公交文书中的礼节仪用语没有私交文书中那么多，表达情感也不那么直接，是少而精的。正因为少而精，常常变成了固定格式，绝对不能回避不用。比如“请示”这一文体要求最后一定要有“当否，请批示”等字样。“当否”带有询问的意味，它所起的就是礼仪作用。
(3)文字书写。文字是表音达意的符号，文字书写的好坏与言事抒情的效果本不相干，与礼更没有直接关系。但文字书写成了文书，参与了人际交往的活动，这就起了变化，使人们对书写产生了规范性要求：一是字迹工整，表达效果要好，二是有美感同价值。如果文字书写工整清晰，不但有利于对方阅读，而且对方还会认为这是尊重自己的一种表示，在感情上有了接近感。反之，如果书写潦草粗鄙，对方认为受到了冒犯，认为写信一方视自己为无足轻重，感情上会疙疙瘩瘩，甚至产生对立情绪，所以文字也就有了礼仪功能。
写字潦草粗疏不成局，这是违礼仪的本质的，而且在礼仪礼貌上也是很不利的。况且中国历来有“文如其人”、“字如其人”的说法，把“其文”、“其字”联系起来，这说法很有些道理，因此相信的人也很多。一个人的字给对方的第一眼印象非常重要，它无异于一封绝对客观全面的介绍信，“其人”的性格、修养、素质全都融在“其文”与“其字”中，摆在对方面前，写得好，字字生辉，每个字都在褒扬“其人”； 写不好，字字都在拆台。

文书写作的礼仪规范

文书在人们的交际活动中占有十分重要的位置，它是人们交际活动和交际行为的延长，是人们交际活动、交际行为的精神的、意识形态的表现，是人际交往的重要手段之一。在日常交际活动中，文书的使用在内容上往往比交际活动更为复杂多样，在时间上比交际活动更为持久，起的作用有时比直接交际更为微妙。使用这种交际手段，必须注意这种手段本身所具备的礼仪功能，必须符合相应的礼仪规范的要求。
从礼仪规范要求来讲，文书的礼仪功能和必须注意的礼仪规范要求。主要是指： (1)书写某一文书，要符合这类文书所特有的规范格式； (2)要学会使用相应的礼仪用语；(3)文字书写要工整规范并尽量做到字体优美。做到了这三点，文书也就具备了相应的礼仪功能。
1.规范格式
不同文书有其特定的规范格式，书写时符合这些格式，这是文书礼仪的最基本要求。因为文书格式是在长期的发展过程中经比较筛选而最后形成的，格式本身常常表现出某种特定的含意。比如书信开头必须顶格书写，表示着对收信人的高度尊重；抬头中必须有称谓表示双方特定的关系；抬头后附承启语(启辞，如“您好”、“别来无恙”等)，既承上启下，又在感情上缩短了双方的距离，这都是其特定的礼仪作用，是绝对不应忽视的。公交文书的格式要求也很严，比如许多公文的标题规定使用“关于+主要内容+文种”的形式，这已经是最凝练的形式，不容再作缩简。公文中这种规范格式还很多。而这些格式一经确定，就成为公认的，为大家所共同遵守的东西，如果书写时有谁无意中破坏了这一格式，常常会引起对方的不快或成为指责的对象，这便破坏了文书的礼仪功能。
在上述常用私交文书中，书信、电报、启事、请柬等格式都有相对固定的东西，使用时应该礼仪用语。
2.礼仪用语
公私文书中部分都有习惯礼仪用语。这礼仪用语在文书中或表切盼之殷，或表奉候之诚，或表相期之切，或表相敬之深，举凡交际往来过程中一些微妙关系和情感，大都可以通过相应的礼仪用语言表达出来。
抬头的称谓用语很多且有很强的礼仪作用： “吾兄”、“吾弟”，显示的是关系近切；“先生”、“小姐”，显示出文明礼貌；“经理”、“执事先生”，显示出一般的敬重；先生之后加“惠鉴”、“台鉴”、“大鉴”、“钧鉴”，显示仰慕性的尊敬。
抬头之后的承启语（启辞）起开场白作用，它在正事之前能把双方关系拉得更近一些。比如过去常用的“奉读惠书如见故人”，或“如晤”，都能起这个作用。有时写“惠书奉读，迟复为歉”，用礼仪上的致歉，使开始生疏的关系又热和起来。写起来虽只几个字，却有很强的情感效应。
行文过程中常用的敬词、谦词也有礼仪功能。像使用“贵” (贵方、贵总经理、贵执事)、尊(尊物、尊函、尊意)、惠(惠临、惠顾、惠示、惠存)等敬词，在礼仪上起抬高对方身份的作用；用“鄙”(鄙方、鄙人、鄙公司、鄙意)、“愚” (愚意，愚以为)、“窃”(窃为以，窃念)等谦词，在礼仪上有自谦以示敬的意思。
正文后的祝辞（又称颂辞）虽则是几个字，但表示写信人对收信人的祝愿、钦敬、慰勉，也有不可忽视的礼仪作用。最常用的是“敬礼”、“此致敬礼”、“祝你进步”等。讲究礼仪的常用一个收束语，结束正文，再致祝词。常用收束语有“专此奉闻”、“特以奉闻”、“专此布复”等，表示自己郑重其事的态度。祝词有时根据对方情况相应变换文词以示亲近，如“敬颂近安” (大安、健安、康健)是祝健康平安的，“即颂时祺” (年禧、春祺、暑祺、秋安、冬安)是随时令变化的，“即颂大安”(教安、文安、著祺、撰安、商安)是随对方工作而变的。往往一词选用得当，礼仪上收效甚巨。
署名后的启禀词也有礼仪作用。比如对尊长，在署名后加的“叩”、“拜”等字样。
信写到最后，署名、启禀词、年月日都写完了，还可以再添上几个字表明写此信的处所、时间、环境、氛围、心境等，这看似闲闲的几个字，如使用得当，也能联络以至加深情感。比如“舟中”、“旅次”，表明客居在外，思念之情倍于常时； “凌晨”、“深夜”、“万籁俱寂时”，用时间、氛围把写信时的眷眷之情或拳拳之心点染出来，让人读后亲切之感油然而生。
书信本身是人际交往、言事叙意抒情的工具，而如果书信中礼仪用语使用得宜，会使本来是抒情的信，更显情真意切；也会使本来是言事的信，于干巴巴中平添几许人情味儿，总之，礼仪用语的作用是巨大的。
公交文书中的礼节仪用语没有私交文书中那么多，表达情感也不那么直接，是少而精的。正因为少而精，常常变成了固定格式，绝对不能回避不用。比如“请示”这一文体要求最后一定要有“当否，请批示”等字样。“当否”带有询问的意味，它所起的就是礼仪作用。
3.文字书写
文字是表音达意的符号，文字书写的好坏与言事抒情的效果本不相干，与礼更没有直接关系。但文字书写成了文书，参与了人际交往的活动，这就起了变化，使人们对书写产生了规范性要求：一是字迹工整，表达效果要好，二是有美感同价值。如果文字书写工整清晰，不但有利于对方阅读，而且对方还会认为这是尊重自己的一种表示，在感情上有了接近感。反之，如果书写潦草粗鄙，对方认为受到了冒犯，认为写信一方视自己为无足轻重，感情上会疙疙瘩瘩，甚至产生对立情绪，所以文字也就有了礼仪功能。
写字潦草粗疏不成局，这是违礼仪的本质的，而且在礼仪礼貌上也是很不利的。况且中国历来有“文如其人”、“字如其人”的说法，把“其文”、“其字”联系起来，这说法很有些道理，因此相信的人也很多。一个人的字给对方的第一眼印象非常重要，它无异于一封绝对客观全面的介绍信，“其人”的性格、修养、素质全都融在“其文”与“其字”中，摆在对方面前，写得好，字字生辉，每个字都在褒扬“其人”；写不好，字字都在拆台。