时间：行为、效率和效力

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时间不是我们的朋友，我们甚至连自己在世的时间都不清楚。我们必须充分利用拥有的时间。从根本上说，我们有3种充分利用时间的方式。

在一个不断缩小的圈子里越变越忙

这是最常见的一种时间管理方式，高级管理层乐此不疲。他们喜欢把日程表排得满满的，每天收发200个电子邮件，每晚都要赴宴。这表明他们很忙碌，也很重要。每有约会必迟到是强调自己很重要并且很忙的一种方式。这不是时间管理，这是缺乏效率和效力的一种追名逐利、满足自我的行动。由于高级管理层这么做了，初级管理层也相继效仿，整个办公室里充满了你追我赶的人。

一项标准的研究是观察经理人一天的所作所为。这是一个老式的关于时间和动力研究，很值得一做。在某个案例中，我选择了一位备受尊重、富有实干精神的中层经理人进行研究。在一天的8小时里，他的日程安排是这样的：

·82个电话。其中74个电话是打进来的，或是安排那些打进来的电话所提出的事项的。

·“63次会面。其中59次是针对找上门的事件做安排(属于救火行动)，4次是为了安排下周的差旅行程。

·“3个正式的会议，他自己都不是主角。所有会议，他都迟到了。

·每个电话之间、每次会面之间以及每个会议之间的间隔都不会超过两分钟。利用这些间歇，他会阅读一些文件或回复电子邮件，那天他收到70多封电子邮件。

一天终了，企业的车轮并没有掉下来，但是它也没有前进。应该问一下管理层：“他们的责任只是简单地阻止轮子掉下来，还是推动著企业在前进?”这里，有这样几个危险的信号：

·缺乏对事情的持续关注。

·日程安排是应急的、被动的而不是前瞻性的、主动的。

·注意力被集中在内部而不是外部。

·汇报和补救代替了建议和执行。

比照这4个标准，检查一下你自己的时间安排。

效率

老套与实用的管理方式之间的差异很大。任何一个接受过一分钟管理的人都明白这种方式多么地让人恼怒。用老套的、不真诚的早安问候来作为对你这一天工作的一分钟激励，就是一个例子。关于时间质量的概念不过就是一个谎言：花上15分钟的时间来给一个3岁的孩子演示闪光卡片并不能获得与孩子的亲密关系。做好一些事情是需要花时间的。

不过对于个人来说，有些基本的节省原则是适用的：一次只处理一份文件，第一次就把事情做对，这样能节省时间。但是，如果你做的是一件不该做的事的话，即便是世界上最伟大的提高效率的方法也于你无益。

效力

里根总统的一位来自加利福尼亚的老朋友前来白宫拜访他。他们共进了奢侈的午餐，并一起打了高尔夫球，而后总统邀请他的朋友一道回白宫共度晚间的时光。他的朋友非常吃惊地问道：“你难道不需要出席会议吗?你难道不需要治理国家吗?”总统诧异地看著他，说道：“不需要，我有很多优秀的人才来为我做那些工作。”

整日整夜地奔忙并不是成功的先决条件。我们都知道有些人表面上似乎很懒，但是仍很成功。走向成功的偷懒办法取决于这样3个条件：

·非常善于做某事，比如里根就是沟通方面的行家。这要求真正突出的努力和承诺。

·疯狂地授权。要了解你自己不善于做什么，并让他人来做，把荣誉留给他们。这样一来，对企业更有利，对你也一样。

·聚焦于重点。你要有明确的个人目标，这有助于你对自己要做的事情进行排序。

时间管理就是在你做的事情上得到10%的效力，并通过确定不做哪些事情得到90%的效力。

企业有义务帮助员工合理地管理时间。在一个工作比较琐碎的地方，这意味著企业要安排好诸如门房服务这类事情，以免他们为生活琐事分心。而在更基础的层次上，就是要把组织工作做好。

我研究销售能力时做的一个标准的研究案例是观察销售人员如何分配他们的时间。很少有推销员能花上超过10%的时间来同客户做面对面的交流。如果其余的90%的时间是花在准备工作和物色新客户上，这也许还说得过去；通常，另外90%的时间是花在了内部会议、汇报工作，以及差旅和行政服务上。销售人员通常也乐于这样做，因为比起销售这项主要工作来说，其他工作可算不上辛苦。大多数销售以外的工作都可以被削减，或布置给那些行政工作人员来做。