行政信息沟通

行政信息沟通是指行政机关信息交流、联系与传递的方法、形式。主要分为记录性的与非记录性的两大类。依靠记录了各种信息的各种文件，刊物，情报资料实现沟通的方式，就是记录性方式。其特点是信息被记录在一定的物质载体上并具有较强的稳定性。
这种方式具有这样一些优越之处：
❶能根据需要实现远距离沟通，信息可随载体的运动传递到非常广阔的空间范围中去；
❷信息能与物质载体一起长期保存，便于人们随时阅读和复查；
❸信息表达比较慎重，正规；
❹一个发送者可同时向多个接收者传送相同的信息并较省时省钱。
其主要不足则表现为：
❶容易冗长繁琐。
❷受各种因素的限制容易出现表达不清，有时还将无法避免歧义、歧解现象；
❸一般无法实现即时双向沟通，反馈时间过长等。
记录性沟通方式比较适用于篇幅长、信息量大的沟通过程，在传递赁证性、权威性信息方面有较高应用价值。非记录性沟通形式主要是指以面对面晤谈、会议上的演讲、在普通电话中的洽谈等口头（有时辅以一定动作或表情）形式实现沟通的方法形式。
其主要优点是：
❶能即时当面提问或回答，反馈及时，能迅速完成一个沟通过程；
❷能以各种形式充分地表达和流露情感，加强对接收者的影响，提高信息接受率。
❸近距离沟通省时省钱等。其主要缺点则在于：
❶信息主要负载于声波之上，传播距离有限，信息发出后转瞬即逝，不能反复利用和查考；
❷信息表达不易十分精确和正规，冗余度较大；
❸表达传递篇幅长的，较复杂的信息时，很容易产生差错，造成信息失真等。非记录性沟通方式较适合于传递直接指令，听取意见，讨论问题，沟通感情，协商工作，消除误会等沟通过程。
行政信息沟通的程序通常包括六个基本步骤。
(1)信息发送者作为信息源，根据沟通需要形成信息；
(2)经编码过程信息被赋予可被传输和存贮的形式(如用文字、语言、动作等信息、符号加以系统而明确的记录或表示，形成命令、指令、决议、消息等);
(3)信息及负载信息的形式按照需要被送入特定的沟通渠道(连接沟通双方或多方的媒介，通道);
(4)信息及其形式被送达到接收者。
(5)经与编码过程相反的译码过程，信息为接收者理解，提取并产生相应的行动；
(6)接收者将反映信息接收和被了解状况与程度的信息反馈给发送者，使其了解沟通的实际效果，根据具体情况发送新信息或重复发送既有信息(包括重新进行编码，使信息更加便于传输、存贮，更加便于准确、全面的理解)，直到实现沟通目的。这种沟通有效协调了上级与下级，同级部门或工作人员间的综合交流和相互关系，从而更好地为行政管理目标服务。

行政信息沟通

1.类型与特点
行政信息沟通是指行政机关信息交流、联系与传递的方法、形式。主要分为记录性的与非记录性的两大类。
(1)依靠记录了各种信息的各种文件，刊物，情报资料实现沟通的方式，就是记录性方式，其特点是信息被记录在一定的物质载体上并具有较强的稳定性。
这种方式具有这样一些优越之处：
❶能根据需要实现远距离沟通，信息可随载体的运动传递到非常广阔的空间范围中去；
❷信息能与物质载体一起长期保存，便于人们随时阅读和复查；
❸信息表达比较慎重，正规；
❹一个发送者可同时向多个接收者传送相同的信息并较省时省钱。其主要不足则表现为：
❶容易冗长繁琐。
❷受各种因素的限制容易出现表达不清，有时还将无法避免歧义、肢解现象；
❸一般无法实现即时双向沟通，反馈时间过长等。
记录性沟通方式比较适用于篇幅长、信息量大的沟通过程，在传递凭证性、权威性信息方面有较高应用价值。
(2)非记录性沟通形式主要是指以面对面晤谈、会议上的演讲、在普通电话中的洽谈等口头（有时辅以一定动作或表情）形式实现沟通的方法形式。
其主要优点是：
❶能即时当面提问或回答，反馈及时，能迅速完成一个沟通过程；
❷能以各种形式充分地表达和流露情感，加强对接收者的影响，提高信息接受率。
❸近距离沟通省时省钱等。其主要缺点则在于：
❶信息主要负载于声波之上，传播距离有限，信息发出后转瞬即逝，不能反复利用和查考；
❷信息表达不易十分精确和正规，冗余度较大；
❸表达传递篇幅长的，较复杂的信息时，很容易产生差错，造成信息失真等。非记录性沟通方式较适合于传递直接指令，听取意见，讨论问题，沟通感情，协商工作，消除误会等沟通过程。
2.程序步骤
行政信息沟通的程序通常包括六个基本步骤。
(1)信息发送者作为信息源，根据沟通需要形成信息；
(2)经编码过程信息被赋予可被传输和存贮的形式(如用文字、语言、动作等信息、符号加以系统而明确的记录或表示，形成命令、指令、决议、消息等);
(3)信息及负载信息的形式按照需要被送入特定的沟通渠道(连接沟通双方或多方的媒介，通道);
(4)信息及其形式被送达到接收者。
(5)经与编码过程相反的译码过程，信息为接收者理解，提取并产生相应的行动；
(6)接收者将反映信息接收和被了解状况与程度的信息反馈给发送者，使其了解沟通的实际效果，根据具体情况发送新信息或重复发送既有信息(包括重新进行编码，使信息更加便于传输、存贮，更加便于准确、全面的理解)，直到实现沟通目的。这种沟通有效协调了上级与下级，同级部门或工作人员间的综合交流和相互关系，从而更好地为行政管理目标服务。