电子会议

电子会议是指人们采用某种通信手段和在各种电子设备支持下举行的本地或异地的会议。电子会议必须有一套科学的会议组织和程序。各类电子会议的组织和程序基本相同，一般包括以下几方面： 决定召开会议、会议名称，会议主要议题、主持人、参加者和会议时间； 预订电话、电视传真和计算机通信线路、设备，安排主会议室和分会议室； 通知会议参加者、主持人和各分会场协调人，散发必要的会议资料。如有计算机还必须将以上各种信息送入计算机，作好会议记录、文字处理、文件生成等准备工作； 提前到会几分钟开通传输线路，播放音乐或显示有关会议基本情况的信息； 准时宣布会议开始； 通过各种电子会议支持设备举行会议； 会议结束前通过会议决定、会议纪要及其他有关文件，如有可能，通过计算机和快速印刷设备提供给与会者； 主持人宣布会议结束； 关掉一切设备和整理必要的会议文件。电子会议实际上集中了计算机文字功能，快速印刷和信息查询检索及声音、图形、图象处理等功能，以会议这种特殊的办公活动体现出来。电子会议具有以下基本功能： 会议组织、安排和事务处理； 会议文字处理；会议文件快速复印印刷； 会议音响支持； 会议影象支持； 声音、图形、图象、文字信息的传输； 信息查询检索服务。电话会议主要是音响支持和声音传输。电视会议主要实现会议音响支持、会议影象支持、声音、图形、图象、文字信息的传输。
(1) 会议音响支持。各种电子会议都应具备良好的音响设备，这包括话筒、扩音器、录音设备及音响控制和声音传输设备。设备设计应作到使用方便，适于会议形成的应用。如电话会议中的电话机，若采用普通的电话机，让参加者始终举着话筒，将是不方便的，势必影响声音传送质量。大多数的远程电话会议使用一种称为声音终端的专用电话。
(2) 会议影象支持。它包括非电子图形、电子图形和图象支持三种。非电子图形包括硬拷贝，投影片、幻灯片。电子图形指通过传真设备、电子黑板和通信用文字处理机传送的各种图形。电子图象指大屏幕投影电视系统、慢扫描电视和全象电视。当讨论一些复杂而有形的事物或人事方面的问题时，采用全像电视会议更好。全像电视与普通的电视相当，不同于慢扫描电视的只是它将声音和图象融合在一起。大屏幕投影电视系统适于一个会议室中，当它与计算机会议系统结合在一起效果更好。远程电视会议系统的关键是图象传送，慢扫描电视传送的图形、图象是静止的。慢扫描电视 “捕捉” 闭路电视摄像机中的一个镜头，并通过普通的声频电话线路顺序传送相应的图像。慢扫描电视设备一般包括多个摄象机。存储器和实时交互指针。慢扫描电视最大的缺点是各处型号的慢扫描电视之间缺乏兼容。
(3) 声音、图形、图象、文字信息的传输。
(4) 会议组织、安排和事务处理，这是指计算机对会议会务的管理。它包括以下内容： 会议安排的综合协调，通过电子日程管理确定会议召开的时间、地点和领导人能否出席等工作； 由计算机自动生成会议通知，利用电子邮件发出通知； 计算机生成会议内容介绍，在会议召开前，通过大屏幕投影系统显示给所有与会者，内容主要包括会议名、出席的领导人，参加者范围、会期、会议议程、主席团、会议主要议题等； 自动进行表决结果统计； 大型会议的人员、食宿、旅行活动安排的计算机管理； 机关内各类会议信息数据库。会议文字处理、文件快速复印印刷和信息查询检索是这些功能在电子会议的具体应用。如会议文字处理和印刷主要指会议纪要、会议简报和会议文件的生成、修改和印刷。这些文件可以在会议进行过程中，随着问题的通过而输入到计算机中，借助文字处理和快速印刷形成正式文件。会议记录一般是由录音系统完成的，会议结束后，如有必要再送入计算机。