办公室环境管理

办公室的物质因素和四周的影响因素，统称为办公室环境。物质因素除物材与设备外，还包括光线、颜色、温度、空气、声音等等因素，此类物质因素直接影响机关人员的工作态度、工作心理和工作行为，故环境好坏与否，对增进机关效率，促进人员的团体精神、提高士气及舒适便利有重大影响，因而环境管理就成为办公室管理的一个重要课题。对办公室环境管理，可分为两个方面探讨：
办公室环境——物材与设备
(1) 选择： 办公室的采购部门人员或保管人员应收集资料，配合机关需要，选择最好的物材和设备，以利机关的运作。
❶物材： 现代办公机关大都应有办公桌、长桌、座椅、档案柜及其它物材；
❷选择物材的原则： 选择的物材应现代化且具有吸引性并配合办公机关内部装饰； 物材的品质应良好，设计精美、坚固耐用； 适合于工作需要并能给人员提供舒适； 物材数量应充足，零件应齐全； 选择的物材应具多种用途。考虑物材的构造材料，究竟金属制、塑料制或木制，应详加选择； 标准化、合理化及经济化；
❸设备。此处所指设备，主要以机器或自动化设备为主，如电脑、打字机、打卡机及其它附属设备等等。选择的原则以实用性为前提。
(2) 采购： 基本上，机关应有自己的物材和设备，故有采购的必要； 然而，技术的进步，常使采购后的物材和设备遭受过时或淘汰； 加上某些物材和设备维护困难，致使采购比租赁较不经济，因此，或购或租，机关管理人员应妥商考虑。
(3) 维护： 维护及保养。物材与设备的故障或失于维护可招致业务停顿、人力损失、时间浪费及收益减小、声誉受损等，故维护工作实为办公室环境管理的重要任务。
(4) 换置： 机关物材与设备有过时、落伍、受淘汰之时，故物材与设备的置换实属必要。
(5) 集中控制： 对于物材与设备的选择、采购、维护及换置，办公机关管理人员应负起责任，并集中控制。
自然环境： 机关自然环境亦称物质环境，通常指表面环境 (如颜色、清净)，视环境和空气环境 (如通风、湿度、空气、温度) 等，它们对办公人员的工作心理、态度和行为以及工作效率都有重大影响。一般说来，机关自然环境的管理，首先应着眼于充分代表机关的特色、引发人员的认同及消除人员的疲劳为主。