会计数据编码方法

设计会计数据代码所采用的方法或技术。通常采用的方法有： 数字编码法、字母编码法和数字字母组合编码法三种。不同的编码方法和有些方法的组合使用，构成了多种代码形式。会计数据编码方法一般可以分为下图所示的几种主要类型：

上图数字码中的顺序码是从最小的数字开始，按项目发生的顺序进行连续编号，通常从1 (或01,001) 开始。简称为序码。其主要优点： (1) 编码简单，代码的点位少，容易设计； (2) 便于利用代码对编码对象进行控制和管理。在EDP会计中，如合同号、支票号、发货票号、领料单号等，常采用这种编码方法。其缺点： (1) 设计好的代码没有弹性，增删代码不太灵活； (2) 不便于分类处理。这种编码方法在处理对象 （编码对象） 比较少，其内容在较长时间内不变动的情况下才使用，它一般与其他编码方法组合使用，作为其他码分类中细分类的一种辅助手段。组码是将每一定数量的连续号码分成一组 （或称一块），以表示一定类别的编码对象，每组内均留有一些备用码。又称为块码 (Block code)。其主要优点： (1) 能用较少点位的代码表示编码对象的不同类别； (2) 由于每组内留有一定数量的备用码，因此便于按类增删代码。由于它是将一定数量的连续码定为一组，用以表示项目的类别，其分类方法不很完善，因此不太适合于机器作分类处理。它可用于对产品、材料、职工号 （按部门分组）、顾客号 （按地区分组） 等进行编码。群码是按位数编码，代码的每一定位数均有特定的含义，从左至右分别表示编码对象的大类、中类和小类，在同一分类中可采用连续的号码，也可采用组码的形式。每类的位数可视需要而定。其优点： (1) 便于按类增删代码，在增删代码时，不会打乱原有代码的次序； (2) 便于对会计数据进行分类、汇总、合并和检索，特别适合于机器处理。采用这种方法设计的代码，有时位数容易增多，在许多情况下有多余的码，这是它的不足之处。实数码是按编码对象的特点、属性，如长度、面积、尺寸、距离、重量等实数作为会计数据代码的一部分，使代码中的特定数字本身就能表明处理对象的属性。实数码可以看成是群码的另一种形式。通常材料品名、规格代码、商品代码、产品代码等可采用此种方法编制。这种编码方法比较直观，容易理解。但是需要较多的位数，机器处理不方便。图中字母码是采用一般字母符号或通用缩写字母对处理对象名称进行编码。这种方法编制的代码称为字母码。字母编码法的主要优点： 一位字母码可用于区分26种不同的种类，从其使用的代码位数来看，显得较为经济。但与数字码相比，字母码不太适合机器处理，因此一般使用不多，通常是将数字和字母组合起来进行编码。数字字母组合码是用数字、字母和一些专用符号结合起来进行编码。这种方法编制的代码可通过联想帮助记忆，故称为助忆码。例如： 18英寸和20英寸彩电可分别用代码TV-C-18和TV-C-20表示。这种编码方法的优点是： 编制的代码便于记忆和联想，但所需位数较多，一般适用于会计数据项目较少的情况。在实际应用中，不同的数据编码方法经常是组合起来使用的。由于数字码较少发生错误，其编码方法较为灵活，与字母码和助忆码相比，更适于机器处理。在EDP会计中，数字码的编码方法应用十分普遍。