电子计算机的应用在我国迅猛地发展，各级机关、团体、企业、事业单位都在积极创造条件采用电子计算机提高工作效率，全面推行办公自动化，加速现代化进程。过去用纸墨、照相等形成和传递的公文以及图纸、图像、文献资料等，现在都可以用电子计算机进行，由此产生了电子公文、电子图像、电子文献资料等，这些都称作电子文件。电子文件通过计算机进行操作、传输、存储和利用，它用数字形态表现出来，通过编码和解码来输入和输出，所以也称数字文件。同纸质文书一样，具有保存价值的电子文件必须归档，电子文件归档后即形成电子档案，由档案保管部门保存。电子档案是历时不长的新鲜事物，目前国际上对电子档案的管理认识不一，也未形成一套成熟的管理理论、方法。各基层单位在开展电子档案工作中，应当在认真研究不断实践的基础上，摸索适合国情的电子档案管理理论，管理方法和技术，管理标准、法规和制度，促进档案事业的发展。