电子文件的范围

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(1)电子文件常用代码

R——草稿性文件；U——非正式电子文件；O—正式电子文件；N——无纸电子文件；T——文本文件；I——图像文件；G——图形文件；V——影像文件；A——声音文件；M——多媒体文件；P——计算机程序；D——数据文件。

(2)电子文件信息类型

①字处理文件：指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等。一是用计算机起草文件时形成的最后一稿草稿文件，记录了文件的最后修改结果，收集时需要落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。二是修改、签发完的定稿电子文件，其标识应以正式文件文号注明。

②图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。

③图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。

④影像文件：指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。

⑤声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。

⑥多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。

⑦数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。

⑧超文本文件：指采用WEB技术制作的浏览器文件。

(3)运用计算机进行公文处理、行政管理的单位，电子文件形成部门应定期将具有重要凭证性、依据性的电子文件制作脱机备份。需要永久、长期保存的电子文件，应制作纸质版本与电子文件同时归档，即实行电子文件的双套制管理。