办公文件管理流程

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说明

1．起草文件

(1)由公司各部门、各工厂根据工作需要，起草公司文件，交给总裁办，各部门、各工厂如有需要请示的问题，需写成报告上交总裁办。

(2)总裁办审核文件是否需要会签，需要会签的文件交由相应部门会签。

(3)任务重点：起草文件。

2．审查编号

(1)由总裁办对文件进行审查，并进行编号处理。

(2)上报分管总监审定。

(3)上报公司总裁审批、签发。

(4)任务重点：文件的审定、签发。

3．印制文件

(1)由总裁办负责安排负印制文件(打印、印刷等)。

(2)任务重点：及时印刷文件。

4．下发文件

(1)由总裁办负责将文件下发给相关执行部门。

(2)任务重点：及时、准确地下发文件。

5．文件存档

(1)由总裁办负责将文件存档。

(2)任务重点：文件存档。

6．文件定期整理

(1)由总裁办负责将保存的文件定期整理。

(2)任务重点：文件定期整理并分类管理。

7．外单位文件处理

(1)由总裁办负责接收外单位发送来的文件和各工厂发来的请示报告。

(2)上报分管总监审定。

(3)上报公司总裁判审批、签发。

(4)任务重点：文件的接收、批示和签发。

8．文件转发或传阅

(1)根据批示意见，由总裁办负责将外单位发送来的文件，在公司内部相关执行部门、工厂下发或传达室阅。

(2)各部门、各工厂报送的请示报告，根据批示意见，由总裁办负责在公司内部相关执行部门、工厂下发或传阅。

(3)任务重点：文件转发或传阅。

9．文件存档

(1)由总裁办负责将文件存档。

(2)任务重点：文件存档。

10．文件定期整理

(1)由总裁办负责将保存的文件进行定期整理。

(2)任务重点：文件定期整理。