一个单位收到的来文内容各异，重要程度也不尽相同，应按办理要求分别送给领导、有关部门参阅或办理。分文的基本做法是：
(1)重要文件或有关重大问题的请示、报告以及文书工作人员难以判定承办部门的文件，应一律先送文书部门负责人(如办公室主任、秘书科长、文书科长等)阅处。
(2)内容属一般日常业务及有明文规定应由哪个部门承办的文件，可径直交相应的部门阅处。
(3)分送给领导阅批的文件，要先填好《文件处理单》，将文、单一并送批。
(4)便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体经办人员办理。
(5)在文件份数少、阅办阅知部门(或领导)多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别阅处。