采购和采购组织

每个企业都不同程度地要依靠别的企业提供物质和劳务，因此，采购是指有偿地从企业外部取得货物或劳务。随着企业规模的扩大和复杂程度的提高，采购已成为一个独立的重要的组织职能，取得了一定规模的利益。随专业化企业的增多，企业内部生产的零件越来越少。生产中的这种变化不仅明显地提高了原材料的价值，而且也提高了成套部件和装配件的价值。采购对企业的效率和效力起重大的作用。要取得最大的利益，必须把它同财务、生产和销售一样来看待。采购部门及时地按合适的价格取得所需的材料、设备、劳务和日用品的能力，是企业经营成败的关键。这些方面的支出常占企业总支出的一半以上，由于采购占用大量资金，即使节省的百分比不大，仍会是一笔很大的数额，降低材料成本会大幅度地增加利润。商品是反复采购的，因此年年能有所节省。采购一般包括购买和外协两部分。对采购过程进行计划、组织、执行、控制与监督，是采购管理。其目标是保质保量、价廉物美，确保生产需要，不积压，准时到货，安全合适等，做到与企业总目标相一致，经济合理地组织材料采购，促进企业实现利润最大化。采购组织是为实现采购管理目标而组建的采购业务管理机构。采购组织要配备专业人员，在规定的职权范围内进行采购业务工作。按采购的业务内容及工作范围，采购组织分设采购主任，在主管经理领导下，负责综理企业全部采购业务管理工作。下设各组，如采购业务研究组、文书档案组、发票审核组、废旧和剩余材料处理组、采购组、外协组等； 采购组办理核实清购，寻找和开辟供应来源，选择供货企业，洽谈订货，签订合同，监督交货及办理业务记录等其他有关事项； 外协组办理外协订货、技术监督、监督交货等事项； 采购业务研究组负责搜集市场情报资料，分析市场动向，有关采购业务的研究； 文书档案组办理文件打印、收发、归档等事项； 发票审核组办理按合同规定条款和收料报告审查发票，核付材料及有关合同纠纷等； 废旧和剩余材料处理组办理废旧、剩余材料的收集、鉴别、利用、处理等工作。采购组织可根据不同条件采用不同形式，如完全集中的形式、完全分散的形式、集中与分散相结合的形式等等。总之，采购组织的工作必须由合格的、受过良好训练的人来担任。采购组织的目标不应当是用最低费用来进行采购业务，应当是用最低费用来完成企业的总目标，应当用掌握最新物料管理技术和有价值观念的采购主管来替换一般的采购人员。