行政领导的艺术

行政领导艺术是指行政领导者在领导工作时，为了有效地达到行政管理目标，而灵活运用的各种技巧、手段和特殊方法。行政领导者为扮演好其角色，必须具备一些基本的管理技巧。这种管理技巧是后天发展起来的处理人、事、物的能力。管理技巧不同于一般的业务技能（从事某种具体工作的能力）。一般而言，一个优秀的管理者多半具有较强的业务能力。当然具有较强业务能力的人未必就是一个好的管理者。行政领导技巧是行政领导者智慧、学识、才能、胆略、经验的综合反映，是行政领导者的素质、能力在方法上的体现。一般来说，行政领导艺术包括以下几个方面：
1.处理事务的艺术
上班理事，是行政领导者的本职。领导者每天都有各种事务需要处理，但理事方法不同，效果大不一样。有人日理万机，有条不紊，效率高；有人即使事情不多，而由于方法不当，则忙乱不堪，效率甚低。一个部门或单位能不能协调运转，与领导者处理事务的艺术有很大关系。那么处理事务应当注意掌握什么艺术呢？
(1)领导要集中精力抓自己应做的领导工作，而不是动手去干每一件事。
有一些行政领导者，工作上习惯于“亲自动手，一竿子插到底”的做法，事无大小，都作详细交待。即使让职能干部去干，也要指定谁干，应该怎么干。在干的过程中，还要随时做出具体指示。这种干扰下一层次甚至更下一层工作的做法，久而久之就会严重地挫伤下级的积极性、主动性和责任心。有些行政领导者把“亲自动手”，看做密切联系群众的一个方面，其实是一种错觉。当然，行政领导者必须深入基层，深入群众，可是，领导者的深入基层，联系群众绝不等于“钦差大臣”或长官巡视。行政领导者检查基层工作，同干部群众交谈，发现了问题，绝不可随便地发出现场指示。如发现了问题，可以督促下层去解决。要知道，如果遇到的是小问题，领导来个指示，虽然解决了问题，却因此降低了下层干部的威信，此后群众可能就不再信任他们。下属干部丧失了威信，到头来就是削弱了自己的领导功能。如果遇到的是大问题，在没有经过通观全局的深思熟虑，现场作决定是很不慎重的。总之，一个精明的行政领导者，应该要遵循这样一条管理原则，这就是“领导做好领导的事，各层做好各层的事”。
领导做好领导的事，就可以使高层行政领导者摆脱日常事务，集中精力考虑全局性的问题，保证上一层次发出的指示不出大的差错，可以提高工作效率。领导只做领导的事，将精力集中在考核指令执行的结果，就能使各部门充分发挥出管理的主动性和积极性，使各部门之间有比较，有分工，整个行政管理才能出现生机勃勃的景象。
(2)要正确处理“正业” 与其他工作的关系。
正业就是指行政领导的中心工作。行政领导的中心工作，在不同的地区、不同部门、不同单位是不同的。一般来说，各级行政领导的中心工作，是按照上级确定的中心，根据自己部门的具体情况和业务性质、特点，具体地确定的。中心工作确定以后，行政领导者要一抓到底，绝不放松，专心致力于“正业”。行政领导在纷繁复杂的各种事务中，必须紧紧抓住“正业”不放。在处理“正业” 以外的其他工作时，也应紧紧围绕“正业”进行。当各种工作发生矛盾时，宁可暂缓某些工作，也不能影响 “正业”。这是决心献身事业的行政领导者处理各种事务的信条。
当然，行政领导者在日常工作中，常常遇到一些“急事”。对于“急事”要作具体的分析。凡属于与“正业”关系不大或毫无关系的，就可以缓办或不办； 凡属于与“正业”关系密切的，就应当首先处理好。遇到“急事”一概先办。因为那样就可能贻误了 “正业”，甚至造成大的失误。
(3) 要明确划定办事的先后顺序。
为了专心于正业，同时又妥善地处理好其他事务。就必须有一个统筹兼顾的办事程序。善于领导艺术的行政领导者，其每天办事顺序大体是： 正业——必办； 急件——马上办； 普通件——按常规办。为了实行这个顺序，每天都得把当天要办的事作一分类。办一件就力求彻底办好。时间长了，渐渐养成了习惯，就不再盲目地被动地乱抓工作了。
(4) 要科学地处理公文。
公文是传递消息、实施领导的一种工具。目前，各种公文中存在许多弊端，如文件越长越多，简报越写越繁，使得一些领导者陷入了案牍之苦； 同时由于繁文缛节，公文旅行，常常使得工作失效。为此，如何处理好公文，便成为行政领导者处理事务必不可少的一个重要方面。一般来说，科学地处理公文要掌握以下几个技巧：
第一，控制发文。行政领导者对发文必须把关，控制发文和发文范围。凡内容空洞，要点不清的文件不发； 可用口头或电话转达的不发； 下边抄上边，层层搞转发的文件，应少发或不发。必要的文件内容应明确，语言精炼，可读易记。行文字数要有限制，比如说，简报或一般请示报告以千字为限。文件下发范围，要有严格控制，不要发得很广、很滥。
第二，筛选来文。外来的文件先由秘书进行综合处理，挑出重点，浓缩要点，再送交行政领导处理。这样，才能使行政领导者摆脱具体的公文处理事务，集中主要精力解决重大问题，也才能避免积压公文，提高处理文件的时效性。
第三，限期办文。行政领导者为克服公文旅行、办事拖拉的现象，应规定处理公文的期限。比如规定从领导机关收到请示报告之日起，在15天内不作答复，即等于许可，报请单位就自行处理。如果产生不良后果，应由接收报告机关负责。这种办法，对于严格领导机关处理公文各个环节的责任制，增强领导者自己办事的效率，都将是一种鞭策。
第四，催促完成。行政领导者对某件公文作了指示，并不等于该项公文处理已经完毕，仍应继续注意批示的落实情况。要指定秘书或助理员负责查办，看该项批示是否拟成公文下达？这项文件有没有付诸执行？并把办理情形和结果及时汇报。对于重大问题的批示，行政领导者应当亲自过问和监督，以求落实到底。这不仅是加快文件运转，而且是发挥文件作用的重要措施，不可忽略。
2.处理人际关系的艺术。
人际关系是社会关系的核心，是指在共同活动过程中人与人之间的关系。公共行政管理的本质在于其是协作性的人际活动，而协作活动的核心在于人际的互动。一个管理者的大部分时间和活动都在与人打交道： 对外要与有关的组织和人员进行联系、接触； 对内要联系上下级。概括起来，行政领导者的工作就是做人的工作。一个领导者只有拥有人际关系技能才能将人员整合到各种协作性的活动之中。在现实中，行政领导者以放射型的方式与上级、同级、下级发生着复杂的人际关系。行政领导者处理好人际关系，就会得到上级的支持，同级的配合，下级的拥护，从而保证有效持久地进行行政管理活动，提高行政效率。相反，人际关系处理不好，上级则感到头痛，会离心离德，下级也感到无用武之地，行政效率就必然降低，可见善于处理人际关系是十分重要的。而行政领导者要处理好人际关系，必须要在上下左右这三个方面下功夫。
(1) 处理上级关系的艺术。
在整个行政领导系统中，上下级是个相对概念。在不同层次上存在着不同的上下级关系。然而，无论哪一层次的行政领导者，首先都面临着如何处理好与上级的关系问题。与上级的关系如何，在很大程度上，是行政领导者事业成败的关键。那么，行政领导者怎样处理好同上级的关系呢？第一，职权范围内办实事，不越位。行政领导者在与上级交往中，必须准确认识自己的社会角色，摆正自己的社会地位，明确自己的职权范围。履行义务，用好权力，做到出力而不越位，包括决策不要越位，表态不要越位，干工作不要越位，答复问题不要越位等。这样，才能博得上级行政领导者的赏识和信赖。第二，认真执行上级指示，不应付。认真执行上级指示，真心实意对上级负责，不持任何马虎应付的态度，摆花架子、装门面，不应付检查，这是下级尊重上级，维护上级威信的具体表现，也是处理好与上级关系的有效方法。第三，帮助上级排忧解难，不献媚。帮助上级包括工作应当尽力支持和帮助，生活方面应当热情关心和爱护。但支持和帮助不是对上级阿谀奉承，百般献媚，专投上级所好，专拍上级所爱。第四，实干巧干，干出成绩，不浮夸。行政领导者接受上级下达的任务后，要脚踏实地地苦干、实干、巧干，干出成绩后，对上级要如实汇报，切不可报喜不报忧，更不能谎报成绩，搞浮夸。总之，对待上级，重要的一点是争取支持。
(2)处理同级关系的艺术。
行政领导要有效地开展行政工作，务必与自己的同级搞好关系。一般讲，行政领导者处理同级关系应该是：第一，真诚尊重，不拆台。要尊重同级的职权、人格和劳动，不要在背后弄权术，耍手段，拆同级的台，从而使同级对你产生亲密感。第二，积极配合，不设障碍。就是要经常与同级相互沟通信息，遇事多商量，尊重和尽量采纳同级的意见，当别人求援时要尽量帮助，不要相互设立关卡，使同级对你产生相容感。第三，共享利益，不贪功。就是尽量做到给同级让方便、让荣誉、让实惠利益，不要把成绩和利益往自己身上堆，把问题往别人身上推，从而使同级对你产生信赖感。第四，虚心互学，不傲气。就是要虚心向同级学习，善于用他人的长处来弥补自己的短处，不要目中无人，傲气十足。这样，同级对你才会产生敬佩感，从而得到同级的配合，协调发展。
(3)处理下级关系的艺术。
行政领导者的一项重要职责，就是要调动下级的积极性和主动性，要做到这一点，行政领导者必须处理好与下级的关系。这就是：第一，平等待人，不偏见。这是要求行政领导者，对待所有的下级都要平等，包括人格和政治上的平等，力求做到亲疏、新老、先进与后进一个样。切忌拉心腹，搞小圈子，厚此薄彼。第二，信任人，不怀疑。就是对待下级要贯彻“用人不疑，疑人不用”的原则，要授权下级，让下级在职权范围内有相当的处事自主权，不要干涉，甚至包办代替下级职权范围的事，以调动下级的积极性和创造性。第三，支持工作，不计较。就是对于下级的工作要给予大力的支持和帮助，站在下级的角度，为下级处理事务和解决问题提供条件，不计较个人的得失。具体地讲，对下级的请示报告要及时答复，以利于下级开展工作，提高办事效率；对下级布置工作任务要明确具体，并提供必要的条件，以利于下级顺利的完成任务；对下级平时要严格要求，出了问题要主动承担，不责备，以利于下级振奋精神，努力搞好工作。第四，关心下级，不冷淡。就是要主动热情地关心下级政治、业务、生活各个方面，尽可能地帮助下级解决困难。不要强求下级做不愿做或根本做不到的事，从而使下级体验到上级关心的温暖，觉得你是他们的良师益友，亲而近之，愿为你效劳。
3.处理时间的艺术
时间对于行政领导者来说是极为宝贵的。要提高工作效率，必须善于处理时间。处理时间的方法很多，其中主要有：
(1)遇事要问三个“能不能”。事情总是分轻重缓急的。会用时间的行政领导者，总会在处理事情之前要问“能不能”，即能不能以简便的方式代替？分清“能不能”后，力求做到能取消就取消，能合并就合并，能简便就简便。
(2)遇会要讲“三个要”。行政领导者要想办更多的事，首先要尽量减少开会。要检查会议内容，可开可不开的不开，议题不明确的不开，议题多的不开，准备不充分的不开；要严格控制会议的规模，可参加可不参加的人不参加，可列席可不列席的人不列席，可用小会解决的就不开大会；要善于掌握会议进程，各种意见发表之后，要及时把相同的意见集中起来，能成文的就当即成文，免得拖下尾巴。
(3)管时要会“三步法”。即管理时间要懂得记录、管理、集中三步法。第一步是记录自己的时间。要管好自己的时间，首先要清楚自己的时间实际花费在什么地方，怎样花费的。第二步是管理自己的时间，要有系统的管理时间，必须先将无经济效果，非本职工作的和浪费时间的活动找出来，消除这类活动。第三步是集中使用自己的时间，就是行政领导者要善于把零星时间集中起来作为整批时间使用。
4.运用制度的艺术
制度是实施正确领导的又一基本条件。行政领导者要善于运用科学文明的管理制度保证人们思想和行为的正确。如果一个单位制度不健全，执行又不认真，就会出现各行其是的现象。各行其是的结果，必然是正气受到压抑，思想出现混乱。另外，处理问题没有统一的规定，就会出现这种和那种的问题；这个人处理问题和那个人处理的问题不一致。结果处理了一个问题，可能又引起其他问题。所以，行政领导者要实现有效的领导就要建立健全各项规章制度，并注意和掌握运用制度的艺术。
运用制度的艺术，要抓好制度的制定、检查、引导三个主要环节。
(1)制定制度。制定制度的原则就是要实现工作秩序的标准化，使制度具有动力性和系统性。标准化就是把可能重复出现的事务和问题，都用明文规定出大家共同遵守和依据的工作规则、规格标准和处理办法。无论大事小事，凡是可能重复出现的，可能使人们随心所欲行事的事项，都要包括进去。动力性就是要使制度成为保证人们思想和行为正确的规范，而不能使制度成为束缚人的思想和行为的框框，也就是要使制度有利于调动和发挥人的积极性，系统性就是各种制度要齐全配套，互相制约，协调一致，而不能互相矛盾。另外，还要注意在运用制度的实践中，不断修改和补充制度的不合理和遗漏之处。这要经过长期的日积月累，才会形成一系列科学文明的规章制度，成为单位的宝贵财富，为行政领导者的领导工作的实施打下一个良好的秩序性基础。
(2)检查制度执行情况。检查考核是执行制度的一个行动。仅有健全的制度，而没有严格的检查方法，即使是把制度“张贴上墙”也好，“装订成册”也好，往往都要流于形式。因此，建立了制度后还要建立起相应的考核办法、奖惩办法以及处理执行与检查之间出现矛盾的办法等项规定，主管人员、执行人员、检查人员，各司其责，互相制约，使制度得以严格贯彻，使人们的思想和行为不偏离正确的轨道。行政领导者处理违反制度的事件，要千万注意，不为任何人（包括自己及亲属）破一次例，要牢记“千里之堤，溃于蚁穴”的深刻道理。
(3)引导人们自觉执行制度。引导人们积极自觉，一丝不苟地遵守制度，是行政领导者运用制度的重要环节。制度对人们的要求只是一般的标准。人们若以消极的态度对待制度，虽然是没有违反制度，但其思想和工作情况也不过是最起码的一般状态，甚至存在对制度消极抵抗的因素。所以行政领导者在严格要求人们执行制度的同时，要努力去做那些态度消极的人的思想工作。要引导人们建立牢固的制度观点，习惯于在严密的制度中工作和生活，通过不停顿地、循环往复地端正态度，使人们的思想稳定扎实地步步提高。
5.运用权力的艺术
权力是实施领导的基本条件之一。行政领导者的权力，是指行政领导实施职责、履行义务的法定职权。行政领导者就是靠权力来推行领导决策，对全部领导活动过程实行控制和指挥。但权力发挥效果如何与行政领导者是否掌握运用权力的艺术有很大的关系。一般来说，行政领导者在运用权力时应注意几点：
(1)行政领导者掌握的实权，一定要谨慎使用，不可滥用权力谋私利、徇私情。
(2)行政领导者运用权力，要让下级知道领导提倡什么，反对什么；什么是对的，什么是不对的。
(3)在原则问题上和遇到紧急情况时，运用权力要果断坚决。下属一旦违反，不论亲疏，不徇私情，不因人而异。惩治违反者的最好时机，应该是事实真相弄清、领导激情消失、错误尚未扩大、群众记忆犹新时为最佳，切忌“热”处理。
(4)领导者行使权力时，更要注意运用自己的影响去推动工作。影响力的培养，靠以身作则，靠领导班子内的同心协力和互相支持。靠影响力去推动工作比靠权力所产生的效果更好。影响力推动工作，不会使下级有驱使的感觉，反而会感到是自己决定行动，因而产生一种自我决心，心悦诚服地按指令行事。
(5)能授权给下级办的事尽量授权。授权是指行政领导者授给下属一定的权力和责任，使下属在一定监督下，有相当的自主权和行动权。行政领导者对被授权的下属有指挥权和监督权；被授权的下属负有向领导报告情况及完成任务的责任。授权是行政领导者实施领导的一种有效的方法，是一项高深的领导艺术。