行政沟通

行政组织中的信息流通。是使行政机关工作人员对机关的情况和任务获得一致理解，形成一致目标，使机关成为内部协调、统一、高效系统的重要手段。包括上下沟通与平行沟通。

行政沟通

是指行政组织系统中，上级与下级之间、单位与单位之间、行政工作人员之间，为了实现行政目标，通过各种形式的信息交换，增进相互之间的了解，获得对共同任务的一致认识，进而产生协调一致行动的过程。行政沟通的种类繁多，可以按不同标准进行分类：按行政组织结构的类别可分为正式沟通和非正式沟通； 按行政组织的层级可分为上行沟通、下行沟通和平行沟通； 按沟通的渠道可分为单向沟通和双向沟通； 按沟通的形式可分为口头沟通和书面沟通。为使行政沟通及时而有效，必须遵循下述原则： 沟通的语言、文字必须清晰、明确； 沟通必须适时和具有弹性； 沟通的渠道应尽可能简短而直接，经常保持畅通，并为全体工作人员所知晓； 沟通活动不可过多，以达到沟通目的为限； 对同类人员相同要求的沟通应采用同样的方法，并注意不要有遗漏； 各种沟通应协调一致，不能彼此冲突； 沟通应具有启发性、激励性；要言行一致，用实际行动支持沟通； 沟通宜多采用对话式、讨论式的双向沟通； 沟通应及时收集反馈信息。行政沟通有助于消除隔阂，减少矛盾，增强集体意识，提高服务精神，是相互了解，协同动作的前提，是提高行政效率的有效途径。

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行政沟通

1.行政沟通及其意义
行政沟通是在行政管理活动过程中，行政体系与行政环境之间、行政内部各部门之间、行政人员之间，在观念、意见等等方面进行的信息交流，从而促进相互了解，获得对共同任务思想认识上的统一的过程。行政沟通是重要的行政信息传递方式，因为信息沟通能减缓分歧、摩擦、对立和冲突，化阻力为助力，形成祥和融洽的氛围，因而有利于社会的稳定发展。现代行政沟通是指政府同人民保持密切的接触和联系，并通过广泛而有效的新闻媒介来传播，以期得到大众对政府及其公共政策的了解、理解和支持。
行政管理是一个整体，完成工作任务需要行政组织所有人员共同努力，一个环节失调也会影响整个决策的执行。因此，行政沟通在行政活动中具有十分重要的意义。
(1)行政沟通有利于提高行政工作的效率。行政管理是由相互密切联系的多方面工作组成的整体，只有各方面的工作紧密配合，协调一致，才能取得好的效果，才有行政工作的高效率。及时有效的行政沟通，使各行政机关及其人员，不仅对本机关和自身的工作目标、任务、责权有深刻全面的理解，而且对有关的行政机关和工作人员的工作有较充分的了解，这就为密切而有效地配合奠定了基础，从而提高行政效率。
(2)行政沟通有利于克服官僚主义。官僚主义是行政机构和行政活动中存在的一大弊端，具体表现包括：高高在上、滥用权力、脱离群众、好摆门面、好说空话、不讲效率、不负责任、公文旅行、互相推诿等，这些都同缺乏一个有效的行政沟通机制相关。由于没有制度保证，行政人员的建议得不到采纳，社会问题难以反映到决策部门，即使反映也很难得到解决。由于沟通机制不健全，为了了解情况和实施监督与协调，就只能增设机构，造成机构膨胀，这些都是官僚主义蔓延的重要原因。建立良好的沟通机制，就是使各种问题通过正式渠道反映到行政决策部门，让行政领导了解和掌握情况，制定措施切合实际，颁布政策有的放矢；就能克服行政机关的文牍主义，提高办事效率，避免公文旅行；就能让行政人员就各种行政活动积极地提出意见和建议，充分发挥他们的积极性和主动性。
(3)行政沟通有利于改善人际关系。首先，行政沟通是互相了解，协同动作的前提。现代行政管理机构日趋庞大，行政活动日益复杂，行政人员越采越多，在这种情况下，要使庞大的行政机构和众多的人员围绕共同目标顺利进行行政活动，其前提条件就是要进行及时有效的信息沟通。及时有效的行政沟通，能使行政机关之间、行政人员之间加深了解和增进友谊，达成统一认识，做到协同合作，从而使行政管理活动顺利有效地进行，高质量地实现行政管理目标。其次，行政沟通可以消除隔阂，减少矛盾。由于每个行政机关和行政人员在行政组织中所处的地位不同，所肩负的任务不同，行政人员的个性、思想水平、文化素质、工作环境、传统观念也是千差万别的。这样，在具体的行政管理活动中，上下级之间、单位之间、行政人员之间产生意见分歧，误会隔阂，以致矛盾冲突在所难免。这就需要有效地沟通，相互交换看法和信息，以弥合意见分歧，消除隔阂，减小矛盾，增进彼此之间的了解。从而改善人际关系，为完成共同的任务而努力工作。
2.行政沟通的类型
行政沟通类型，是从形式上对行政信息传递关系所做的一种区分。当然，不同学者的区分方法是不同的。沟通类型总的来讲，有正式沟通和非正式沟通两种。
(1)正式沟通。正式沟通是行政机关按照明文规定的渠道所进行的信息传递和交流。主要内容包括行政机关正式发布的命令、指令，正式召集的会议；行政机关正式发布的通告、布告、公告；行政机关颁布的法令、规章、规则、章程等；行政上级因工作需要而与下级的正式会谈和接触； 下级向上级通过正式途径传递的请示、汇报、建议、申请、报告等。正式沟通依法办事，有章可循，具有一定的连续性和稳定性。正式沟通又可分为下行沟通、上行沟通和平行沟通。
上行沟通可以看做一种汇报型沟通。是指下级从建议、请示、报告的方式向上级表达意见，反映困难，汇报成果的过程。行政的沟通不但要上情下达，尤其要下情上达，这就是人们常说的双向沟通。上行沟通实际上是信息反馈的过程，它可以随时反映下级的问题和所碰到的困难障碍，以便上级及时控制和调整。广泛的，多渠道的上行沟通可以扩大下级参与的幅度，鼓励他们发表意见，培养民主气氛，消除下级的疑虑和戒心。因此，保证上行沟通的畅通是十分重要的。它可以使行政领导者了解情况，从而保证决策正确，指挥得当，指导及时，任务落实。
下行沟通可以看做一种解释型的沟通。是指行政领导以指示、命令的方式，将工作任务、要求和有关信息向下级传递的过程。其目的是使领导的意图和工作布置为下级所理解和接受，从而取得下级的通力合作，协调一致，推进行政管理活动。为了进行有效的下行沟通，行政领导必须充分了解下级的各种情况，如工作进展，个人愿望和情感等，使沟通有的放矢。并注意事先征询下级的意见，让下级行政人员参与决策，了解行政机关的目标、措施和各种规章，从而更好地调动他们的积极性，增强他们对组织的向心力。因此，行政领导应有一种与下级交换意见的热情，养成一种积极主动的沟通态度，尽可能将有关组织的长期、中期和近期目标，工作计划与安排等都让下级了解，以增强下级人员的团结精神和对机构的责任心和归属感。
平行沟通可以看做是一种协调型沟通。是指同级行政机关，同一行政机关内部不同部门和人员之间的意见和情况的交流。平行沟通以会商和协调为主，带有互相支持，相互促进，相互配合的性质。由于当代行政复杂化和社会化的趋势日益显著，需要处理的问题多而且涉及面广，行政机关之间平行沟通显得更加重要。有些行政问题，通过相关部门的横向跨越的方式联系解决，就可以大大简化行政手续，促进各部门之间的合作与协调。
(2) 非正式沟通。非正式沟通是在正式沟通渠道之外，以行政人员的交往关系为基础的信息传递和交流。非正式沟通的活动方式多种多样，固定不变的方式是不存在的。一般讲，有以下三种： 一是行政人员之间的私人往来、日常社交、个人友谊； 二是非正式的接触、交流、聚会和闲谈； 三是社会上的各种传闻。非正式沟通在任何行政机构都存在，在行政活动中无法避免。这就有必要进行具体的分析，找了其优点加以发挥和利用，查出其缺点设法避免和克服。
3.行政沟通的障碍
行政沟通在实施过程中，往往会遇到许多障碍，影响沟通的效果。行政沟通的障碍主要是：
(1) 由于语言或文字表达的局限性所造成的障碍。行政沟通主要是借助语言或文字来进行。语言和文字是人们交流思想的工具，但是语言、文字不是思想本身，而是用以表达思想的符号系统。人们在语言和文字上的修养存在很大差别，对同一思想的表达，有的清楚，有的含糊； 对同一事物，有的这样表达，有的那样表达，这就容易造成误会，使沟通发生障碍。同时，现代行政管理的专业性不断增强，专业术语被广泛运用，也使非专业人员不易理解，造成沟通的障碍。
(2) 由于人们的地位和思想不同所造成的障碍。在行政机关中，行政人员处在不同的地位，地位不同思想观念就有差别，这就给沟通带来障碍。如上级领导比较重视组织目标的达成，而一般行政人员，则是注重对自身利益、安全、成就的追求； 上级领导往往为了维护自己的尊严，只愿意和同级、上级领导来往，而不乐于或不愿意经常咨询下级的意见，也不会通过与下级的交流来纠正自己的偏见。下级行政人员一般没有主动向上级汇报的意愿，而满足于自己的日常本职工作，以免带来不必要的是非纠纷。有些下级行政人员，为了迎合上级领导的心意，常常故意投其所好，反映情况则是报喜不报忧，夸大成绩、缩小缺点。这就使人们在进行沟通时往往掺进自己的主观意识，使沟通产生障碍。
(3) 由于人们的个性和心理因素不同所造成的障碍。行政人员之间客观上存在着个性差异，有的人善于形象思维，有的人善于抽象思维；有的人性格内向，不善言谈，有的人性格外向，善于言谈，他们之间在进行意见和信息的沟通时，往往会发生障碍。人们对沟通的态度、期望和反应方式等心理机制也会大大影响沟通的效果，这种影响有时甚至是决定性的。比如猜疑与嫉妒是人们心理上易犯的毛病，在这种心理状态下进行沟通，往往会产生意见分歧，彼此摩擦，相互抵制，加深成见，使沟通不能正常有效地进行。
4.行政沟通的改善
在正式的行政沟通中，为了尽可能减少沟通的障碍，增进沟通的效果，应努力做到以下十点：
(1)沟通的语言和文字必须清楚、明确。行政沟通依赖于大量的公文往来，要求有一套规范化的、为大家都接受和掌握的信息表达语言系统，如公文的固定格式、规范用语，以及特定语言包含的特定行政意义，公文往来的特定途径以显示其重要程度、保密级别的差别，等等。不能含糊不清，似是而非，尽量避免发生误会。要注意适合被接受者的思想水平和文化水平，使之充分了解。要详略得当，既要充分说理，不宜简单，又不可冗言，以讲清楚为宜。为此，要加强对工作人员公文写作等课程的培训。
(2)沟通应在开放性的气候下进行。沟通气候可分为开放性和封闭性两种。在前一种气候下，信息传递者多做客观描述，旨在解决问题，坦率耿直，尊重他人；在后一种气候下，信息传递者多做主观描述，总以指挥他人为目的，自以为是，对成员的疾苦痛痒漫不经心。良好的行政沟通总是在开放的气候中进行。
(3)吸收行政人员共同参与决策，增强沟通意识。在行政机关活动中，应吸收行政人员参与日常事务的决策，并在重大问题上也享有发言权。这样，他们就能感到自己是一个有用的、重要的成员，从而能够自觉地充分施展自己的才能。
(4)沟通要适时，每一条行政信息都有其时间限制，适时才有用，过时便作废。因此，沟通时应当考虑接受者有足够的时间采取行动。
(5)沟通的内容要有弹性，使接收者具有一定的灵活性和主动性，既能领会发出者的意图，又能适当结合自己的实际情况分析和处理问题。
(6)沟通的形式要多种多样，不要仅限于单一的文书往来，要根据具体的工作需要寻找多种沟通途径，利用各种沟通媒介，讲究沟通艺术。大范围的严肃的行政信息必须通过文书传阅；需要口头传的则可由某人作政策报告；行政中的思想认识问题则宜于私下交流。
(7)沟通的活动应适当，不可过多过繁，以达到沟通目的为度，否则会加重行政人员的负担，产生反感。如沟通的文件、会议过多，就会使行政人员陷入“文山会海”，影响工作。使经常性项目的沟通制度化。当某个问题经常出现时，应考虑使这种沟通过程固定为制度，减少每次为沟通协调而进行的联系组织工作。
(8)沟通的风格应亲切可信。要使沟通产生效果，具有影响力，关键在于使接受者认可所传递的信息。沟通风格的优劣对此关系极大，如传递信息者亲切可信，接收者则易于接受；如传递信息者生硬死板，接收者则易于产生反抗心理和抵触情绪。
(9)各种沟通应协调一致，不能彼此冲突，前后矛盾，否则，接受者将无所适从。
(10)沟通的技术应现代化。在行政沟通中，应适用复印机、打字机、摄像机、电传、电信、电报等先进沟通技术，以提高行政沟通的准确性和迅速性。