电子邮件系统

电子邮件系统是指能把声音、数据、文字、图形、图象或各种信息的组合形式，用电子手段由一处传送到另一处或多处的通信系统。它包括从最简单的两部电话机通信到最先进的计算机化电子邮件系统。电子邮件系统传送的文件、信件、消息等总称为电子邮件。电子邮件综合了电话和邮政信件的特点，既具有传递信息快的优点，又有如信件那样可以提供文字记录拷贝的优点。消除了电话找不到人的麻烦，作到了快速准确的信息传递，减少了大量的纸面工作，不受时区和地理位置的限制。电子邮件分为计算机化和非计算机化的两种。非计算机化的电子邮件是指电传打字机系统、传真机系统。它们都具有使用简便、快速准确传递信息等特点。计算机化的电子邮件往往是借助计算机通信网络实现的，包括智能电传、智能传真、可视文本系统、声音邮件和计算机电子邮件系统。电子邮件可以输出软拷贝和硬拷贝。软拷贝指将信件内容存储在计算机中，需要时随时可以调出查询； 硬拷贝是指将信件打印在纸上。随着综合办公自动化系统的发展，电子邮件的传送信件，不仅可以由数据、文字组成，还可以由图形、图象、甚至是声音组成。电子邮件是建立在计算机通信网络上的信息传递功能。对网上的每个用户，它建立了一个和同人工邮寄系统一样的电子信箱，给予一定的编号。每个信箱是由一定的存储区组成的。每个人还有自己的信箱钥匙，但这个钥匙不是金属的，而是约定好的一个口令字。要打开自己的信箱时，就必须正确地回答相应的口令字，才允许见信箱里的信。这些口令字互不相同，以保证不同的钥匙开不同的锁。每个人都可通过电子邮件系统发信和收信。每个用户当通过网络中的工作站或终端打开自己的信箱后，就可以通过键盘在显示器上写信。在普通的邮政信件系统中，信件的传送是由邮局管理的。在电子邮件中，计算机电子邮件程序起着邮局的作用。这种电子邮局首先从电子邮箱里取出电子邮件，并将邮件添上发信的日期、时间，这就类似于普通邮政信件盖邮戳一样。然后，根据收信人的的地址分发信件。信件到达收信人的工作站或终端后，便自动存储到收信人专用信箱中，电子邮件除提供信件的发送、接收、传送以及文本编辑功能外，还提供了许多关于信件整理、信件发送等方面的特殊功能。
(1) 信件邮寄的方式分广播式和专递式传送方式。所谓广播式类似于无线电和电视广播，即一人发出 “信件”，大家都可收到。如发送一个通知，一项任免书，只要由有关部门将内容送人工作站，作为一封信件，加上收信人的信箱地址，即可发出。这样给某个人的信件，只要发信人输入一次信件内容就使所有收信人都能收到。而且收信人当时是否在场都不受影响，等他回到办公室，只要打开自己的信箱就可以看到这封信。这种电子邮件非常方便，发信的内容可以是文件、报表、通知、邀请函、问候，甚至是报纸新闻、市场价格等。电子邮件和人工信件邮递系统相比，首先不需发信人跑出去寄信，不打搅对方，不要等候，提高了效率、减轻了劳动。第二种是专递方式，即发信给某一专人，或具有某一职务的收信人，如省长给另一个或几位副省长发信，指定收信人职务为副省长后，则只有副省长才能收到这封信。一般说，专递信件保密级都比较高。
(2) 信箱信件索引显示。每个用户的信箱内信件分成四类： 已发信件、未发信件、未读信件、已读信件。信件显示功能可以按照以上四类文件分别显示出文件有关信息，如收信人地址、姓名、发信时间等。许多电子邮件系统为使发信人确认收信人已收到信，还提供了收信人收到时间登记功能。即当收信人打开这一信件时，系统便自动将时间记录到发信人的信箱信件索引中。
(3) 特殊信件发送。有的电子邮件系统提供了优先发送功能。即可将这类信件最快速地发送出去，而不必等待。还有的则提供信件的定时发送，即指在某一特定时刻才发送。在办公室中很有用的一种功能是，电子邮件系统提供的赋予收信人对信件的修改权功能。
(4) 信件管理。通过信箱信件索引显示，每个均可看出自己要发的信是否已发出，何时发出的，是否有来信，有哪几封信，何时、何处来的等信息，以便及时进行信箱清理。已阅读或已发信件可以清除或存档； 未发出的信件需提高优先级别者，可做相应改变； 该回信的及时回信。
(5) 附带资料发送。
(6) 报文加密。目前电子邮件有两大标准。一是CCITT国际标准，它是国际标准化组织 (ISO) 开发的开放系统互连(OSI) 体系结构的子集； 另一种是IBM标准，它是SNA体系结构的子集。