沟通适量原理

我国管理科学研究者根据美国数学家香农关于信息度量的论证提出的一个原理。他们指出，理想的沟通不是要获得一切信息，而是要获得足够的有用信息。只有适量的信息量才可能成为促进个人与机构发展的动力。不适量的信息量不仅是一种浪费，而且形成信息干扰。信息适量与否的标准，在于接收者信息需要的满足。很多场合需要精确化的信息，在另一些场合传递的信息太精确太详细却带来负效果。当代社会，各种形式的信息以前所未有的规模为人们所生产、扩散、贮存和接受。同时，个人寻找有关的信息也越来越困难。一般说来，寻求信息并看清适量信息的依据何在，要经过以下寻求、回避、处理信息的流程：下图中的“关闭”是指信息寻求者停止寻求更多信息的那个时刻。“回避”指信息寻求者不愿接受此信息的行为。寻求信息时，首先的策略是对可能的信息源排出目录，广种薄收（宽聚焦收集）。选择中回避掉大多数不需要的信息源，选择符合自己需要的信息源接收下来。然后把这些少量信息源作为寻求信息的出发点，精耕细作（窄聚焦寻求），以此为基础进一步寻找更深一层的信息。寻求者不断地把不需要的信息拒之门外，当他觉得信息不够时，会继续寻找，直到信息量满足为止。不适量信息有两种情况，一种是信息量不足，尽管进行了沟通，但仍无法了解事物全貌；另一种则是信息量过剩，在信息需要饱和后，仍不断增加信息量，致使沟通主体加重接收和处理信息的负担，判断过程拉长，贻误决策而陷于被动。贯彻沟通适量原理，需要做好以下几项工作：（一）广开信息源，建立纵、横联系的信息网络。（二）限定信息传送范围。向上沟通实行“例外”原则，只有特殊的偏离总方针的信息才可越级向上传送；向下沟通实行“需知”原则，一般情况下下属应知的信息资料应稍多于要求他负责的部分。实现这两个原则相当程度上取决于组织机构程序化的状况。（三）必须使信息管理从自流状态转入有系统、有控制的状态，建立信息流动的“调度”机构进行调节。（四）做好信息加工，避免接收者因“消化不良”而产生困惑。