文件的体式

宣传机关的文件都有一定的体式，有一个统一的规定和要求。各机关不能随便更改，以保证文件结构的完整和行文的统一。为了摆脱旧文件体式的影响，党和国家对宣传文件体式作过多次规定和改革，从而使文件成为宣传机关工作的有力武器。早在1950年4月，中共中央办公厅就发布了《关于文件纸型与格式的规定》，以后中共中央办公厅、国务院秘书厅又陆续作了一些改革和补充规定，使党和国家机关的文件体式得到统一，便利了文件的处理、保管和利用。宣传文件的体式包括文件的用纸、文件的书写、文件版面的安排三部分。文件用纸一般为16开，长26公分半、宽19公分。文件一般从左向右横书，打字要横行，排版也要横排；用毛笔或钢笔书写，字迹要工整清晰；要用简化汉字，版面安排要求，文件用纸留出左侧装订线2.5公分，空白书眉3.5至4公分，底边2.5公分，书口2公分；在留出的空白处不能写字，保持案卷的整洁。版面内容安排的顺序，一般是（一）文件头，在文件首页的上端，包括文件种类名称、密级、文号、急缓程度；（二）文件正文，包括标题、主送机关、正文内容、附件标题、发文机关和时间；（三）文件尾，在文件末页下端，注明抄报抄送机关、制发机关、印发时间、所印份数或翻印机关。