外交文书

国家之间在开展外交活动中所使用的应用文。种类较多，有照会，外交函件、备忘录、国书、条约、公约、议定书、全权证书、领事任可书、领事证书、声明、公报、会谈纪要、颂词、答词、欢迎词、欢送词、答谢词等。多用于外交部、驻各国使、领馆等外事部门，也用于国际双边或多边会议。有其一定的写作格式，要求样式美观大方，内容既要体现一个国家的外交路线和政策，又要适当照顾国际惯例和对方国家的具体情况。要使用礼貌语言和身分称呼，文字要准确精练。一般由外交专门机构草拟，由国家全权代表、外交部长、副部长或国家元首签署后使用。

外交文书

泛指外交通信所使用的各种形式的文书，是国际交往必不可少的工具。由于文书总是涉及国与国之间的关系，所以都具有程度不同的重要性和严肃性。当前国际通用的外交文书的形式和格式是在近代以欧洲为中心的国际交往中逐渐形成、发展和定型的。国际间虽无普遍接受的有关文书的统一规则，各国之间也不尽相同，但都大同小异。中国也采用国际通用的文书形式和格式，并经过统一和完善，已具有中国特点。目前不仅为用中文起草的外交文书规定了一套完整的形式和格式，也为译成外语中国文书规定了较统一的格式。广义的外交文书包括照会、备忘录、函件、外交讲演、声明、公报、图书、全权证书、双边和多边国际协议文件等。最常用的形式是照会。照会又分两种： 正式照会和普通照会。其次是备忘录，也称节略： 正式外交函件和外交便函。随着无线电讯的出现，外交通信也增加了外交电报这一文书形式。不同形式的文书各有其特殊用途，它们各司其职，可以用来处理各种复杂的外交事务。当代国家主权平等，国家间的文书来往必须体现对等原则。国际间通用较统一的文书形式和格式正是便于体现对等原则文书的形式和格式反映国家间的关系，能敏锐地反映出这种关系的冷热和微妙变化。在当代外交实践中，文书形式和格式的实际使用正日趋灵活和简化，但仍不能随意处置和等闲视之。