外交函件

外交通信的文书形式，分正式外交函件和外交便函两种。正式外交函件同正式照会的格式相似，用于国家领导、外交部长、使馆馆长和相应的高级官员之间。但它比正式照会带有更大的个人性质，可以表达某种亲切感，甚至亲密感，而不像正式照会那样公事公办。正式外交函件常在国家关系较为正常、友好，领导人之间又已建立某种程度的个人友谊，或者双方具有建立正常关系或改善关系的愿望时使用。函件中使用的称呼和致敬语可视国家间和个人间关系的亲疏程度而更为灵活随便，譬如可以不称对方为阁下，而称“亲爱的总理”，如互称同志也可加上“亲爱的”等等。致敬语也可用表达友谊的词自“致亲切的问候”等来代替“顺致最崇高的敬意”这样的套语。正式外交函件可以用来处理重大政治事务，提出建议，发出邀请，表达个人的问候，表示庆贺、慰问或哀悼，转达重要文件或信息等。随着首脑外交作用的增长，国家首脑之间通过交换正式外交函件来处理和安排重大国际问题和国事活动的作用也在增长。外交便函是外交官之间或外交官与相应的官员之间的通信，格式灵活随便，带有更大的个人性质。它只能用来处理一般事务性的问题，如安排一般性的外交约会，提出一般性的请办事务等。用于处理一般杂务的普通照会或备忘录有时可用外交便函来替代，但用于处理政治问题的普通照会或备忘录则不能用外交便函替代，因为普通照会或备忘录可以代表政府 （以外交部或使馆名义），而外交便函则只能代表发信人本人或他所负责的机构而不能代表政府。外交官同非政府机构或人士的公务通信也可归作外交便函一类，但它们在格式上同一般业务或私人通信实际上已无差别。