商业信函的用途及工具

在西方国家的商业交往中，信函在某种场合起着重要而广泛的作用。例如，中止某种雇佣关系，两家公司间的业务往来，必须记录的某件重要事情，正式接受邀请，对友好接待的致谢，表达某种歉意、慰问、祝贺……等等。如果想断绝某种关系——调换律师或辞退医生——用书信的形式表明这种愿望是礼貌的。可以在信中坦率地说明辞去前任的理由，但不应对新任的人轻率地谈论前任的缺陷，那是既不明智又不礼貌的。如果不愿意轻易表达某种不满意，那么，信函的措辞也可含蓄一些，如“我认为某种改变可能会更好一些”等等。西方国家商业交往中所用的信笺比较考究。因为这是某公司或某企业家对外界所能产生的第一印象，因而十分重要。廉价而质低的信笺已属淘汰之列。专门商业信笺上的公司名称都是高质量印刷出来的。纸张通常也用高质量的证券纸，并且根据不同的商业特征选择具有特点的设计和布局结构。商业信笺上必须印有公司的名称、通讯地址、电话号码及董事们的姓名等。