办公自动化系统的要素

办公自动化系统是执行一系列处理的人机交互作用，这种处理借助于技术和设备进行信息加工以形成事务决策，它是由人员、技术、设备、信息和环境等要素组成的。
(1) 人员。作为管理机构的办公室主要由高级决策人员、中层及第一线管理人员、专业人员和一般辅助人员组成。研究各类人员的办公活动，以提供不同的功能支持，是办公自动化系统的重要内容。
❶高级决策人员： 指一个机构内的最高层领导人员，即关键决策者。他们的日常工作和活动相对来说较为松散，难于预计，而且重复性小。他们的时间大多是用于参加会议、收集信息、协商调整、解决困难问题和作出决策。他们需要掌握准确的信息与情报，综合分析机构内外的各种状态，以及对本机构的长期发展战略、目标和发展过程中的重大事情做出判断和决策。目前供高层管理人员直接使用的办公自动化设备还不很理想，仅能起到辅助决策作用。但办公自动化大大提高了中层和第一线管理人员和专业人员的决策的办公效率，高级管理人员将会迅速得到非常准确的信息。
❷中层及第一线管理人员： 指组织机构中某一部门的负责人。他们要协调各专业人员的工作，综合有关信息，并对本部门的情况和问题做出决定和判断。他们要管理本部门及下层单位的业务工作，并要对高层领导提供决策信息和决策方案，甚至参与决策意见，他们起到承上启下的管理控制枢纽作用。办公自动化系统对他们提供的支持很多，使他们能获得控制和指导日常运转的信息，并便于他们用文字对信息进行综合，使数字、数据成为基本信息，改进与上级、同级和下级的沟通，以及更好地访问已有机构内部和外部的信息资源。
❸专业技术人员： 指行政机关内负责社会、经济、政治、法律等业务的工作人员，或是企业内负责生产、经营、销售、技术发展的专业技术人员，他们不仅要处理大量信息和文件，而还要直接管理大量的业务工作，在任何机构大量工作均是由他们完成的。相对说来是独立知识的工作，诸如制订计划、政策、进行业务活动的核算、管理、控制和协调。办公自动化为他们提供大量可用信息的存贮、检索、调用和共享，以及对信息的统计、核算、分析和预测，并提供辅助文字处理工具，将分析结果方便迅速地形成总结和书面材料。
❹秘书和办事员： 指机关的行政科室人员。他们主要为上述几类人服务。由于办公自动化设备的引入，仅仅从事文字处理的秘书岗位已不必单独设置，在大部分机关中，从事行政管理的办事员完全可以兼任秘书工作。办公自动化系统将为办事人员提供方便迅速的文本生成和编辑手段，而且提供文件汇集、复制、信件邮寄、文档管理、日程安排、计划编制、电话应答等事务处理，促进了行政管理事务的自动化，大大提高了办事效率。
(2) 技术及设备。
❶办公自动化使用的先进技术。办公自动化是一门非常复杂的综合性技术，涉及到计算机技术、信息处理技术、通信技术和管理科学等领域。计算机技术日新月异的发展，推动了办公自动化进入了实用阶段，并使用计算机成为办公自动化系统的主体。特别是新微型机不断推出和日益普及，为办公自动化提供了廉价、功能强大的工具。计算机技术发展的总趋势是朝着进一步减小体积，完善功能，提高性能价格比和智能化的方向发展。在软件方面，功能更强的操作系统、更多更有特色的高级语言将进一步开发出来，功能更加完善的软件包和软件开方工具也将会不断推出，新型的数据库技术、网络技术、人工智能和专家系统将得到推广应用。信息科学是研究信息现象及其规律的科学，即如何认识和利用信息的科学。信息科学以信息论和控制论为理论基础，提供对于信息本质的描述、理解及有效的数学方法，通过研究机器、生物和人对信息处理和控制的规律，以计算机和电子技术作为基本技术手段，以仿生学和人工智能为重要实现途径，用系统工程获得最优化方法，来不断扩展人的信息处理功能。即扩展人类采集、传输、加工和输出信息的能力。所谓信息处理技术就是利用信息科学提供的原理和各种方法、技术组成新的人工系统延伸、加强和补充人依靠感官、神经系统和大脑得到信息的功能。随着信息处理技术的发展，将会开创人类脑力劳动和体力劳动中都得到解放的新时代。通信技术通常是研究人与人之间、人与机器之间、机器之间、机器与物质之间相互交流信息的技术。20世纪80年代涌现的光纤通信、卫星通信、计算机网络通信等先进的通信技术，突破了时间和空间的限制，加速了各种信息的沟通和交流，目前通信技术已渗透到全社会的每个行业和领域，在办公自动化领域，人们把通信网络看成是办公自动化的神经系统，通信技术已成为办公自动化的重要支柱，并发挥着举足轻重的巨大作用。通信技术主要包括网络通讯技术、网络传输技术和通信交换技术。网络通讯技术有计算为主的数据通信和图象通信，如传真、可视电话和图文电视通信。网络传输技术有光纤通信、卫星通信和移动通信等。通信交换术包括交换自动化、分布式多处理机控制和全数字化通信等。管理科学是出现最早的一门软科学，它研究如何对生产活动进行规划、组织、安排、管理、监督和预测，从而正确、有效处理生产活动中各种要素及其相互关系，以达到管理的基本目标。管理已被认为是一种经济资源，是一种生产力，在现代社会生产和科学技术发展中起着非常重要的作用。现代管理学包括了数据规划、对策论、排队论、决策论、模拟方法、全面质量管理、生产计划和控制、管理信息系统等内容。
❷办公自动化设备、计算机设备是办公自动化系统的核心设备，包括计算机主机、文字处理机和各种联机外部设备。外部设备有各种显示器、打印机、硬盘和软盘，以及绘图仪、数字化仪、光学字符阅读器、磁性墨水字符读取机等。随着计算机科学的飞速发展，32位超级微机将成为办公自动化设备的主流，大容量、高密度的磁盘、高速激光打印机、可重写光盘等先进的外设将会不断创新和推广使用。通讯设备是整个办公环境通信网络的骨干驱动部件，全面担负通信系统的传输、控制、交换、处理、监控、监测等多项重要工作。主要有通信控制设备、通讯传输设备及介质、网络通信设备。其中通信控制设备是以计算机为主体结构的或计算机自接控制的通信装置。通信传输设备包括各种信息的收、发机，调制解调设备 (MODEM) 及其它用于信息传输的设备。通信传输介质有明线、对称电缆、同轴电缆、光导纤维电缆、微波和卫星。网络通信设备主要包括局部计算机网络和局部专用小交换机通信网络，它们直接构成用户环境的通信网络，进行距离范围内的信息交换。并可与公用电话网或公用数据通信网相连接，完成与远端计算机和用户终端之间的相互信息交流。办公设备是人们在进行办公事务处理中所需要的设备和装置，办公设备分为邮件处理设备、信息生成设备、文件复印印刷设备、信息存储设备、电子会议支持设备和其它办公机械设备等。其中邮件处理设备包括信封开封机、封机、信件包装封口机、邮戳机等。信息生成设备是完成文字加工和文件生成的各种处理设备：如中文、西文打字机、电动打字机及其它图象、声音、文字输入设备等。文件复印刷设备包括复印机、制板机、胶印机、照排机及批量快速印刷设备。信息存储设备包括缩微存贮设备和光盘存储设备。信息传输设备指各种传真机、电传机、电话通信系统。电子会议支持设备包括电话会议系统、电视会议系统及大屏幕投影电视系统、电子黑板等。还有其它办公设备包括点钞机、支票打号机、打孔机、装订机、切纸机和封装机等。
(3) 信息。人类的办公活动涉及到对各种信息进行采集、加工、传输和输出，办公自动化系统是进行信息处理并提供大量信息的人工系统。信息主要有数据、文字、声音、图形和图象。
(4) 环境。办公环境包括具体环境和抽象环境。具体环境如办公室的建筑情况、地理位置及分布。抽象环境指本办公系统各实体之间与其它办公系统的相互影响、约束控制、领导与被领导关系、机构的划分与组成。以及为便于进行管理、控制和协调，使办公人员活动规模化而建立的各种规章制度。办公环境形成了一个办公系统运行的约束条件。