办公活动的三次变革

办公活动的三次变革，即农业时期的“老三件”、工业时期的 “老三机”、“新三机” 和信息时代的 “3A” 革命。
农业时代： 这时期的变革主要表现在人们称为 “老三件” ——纸、笔和算盘的办公工具，得到了人们普遍的接受并采用。完全抛弃了原始落后的铁制、石制的雕刻，绘画文字的工具，使信息和文字的生成、存储和输出手段发生了很大的变化。支持这种变化的主要技术是造纸术和印刷术的发明，特别是活字印剧术保证了这种古老的文字处理形式能够延续一千多年。
工业时代： 从18世纪中期开始，国际上发生了多次产业革命。始于18世纪末，以英格兰在炼铁和棉纺工业上实现机械化为代表的第一次工业革命，和始于19世纪40年代中期，以蒸汽机、铁路和酸性转炉炼钢为代表的第二次工业革命，促进了新能源的开发和利用，机器逐步代替了人们的体力劳动，自然科学和技术不断涌现，社会发展达到了前所未有的程度。非直接生产部门、研究、设计、管理、决策、交换和处理信息的各种办公机构与日俱增，促成了办公活动的又一次大变革。这一时期的特点是与这两次工业革命紧密结合的新办公设备进入了办公室，促进了办公活动方式的大改变。主要的办公设备被人们称为 “老三机” ——打字机、电话机和电传机。打字机对于使用拼音文字的国家可以说是文字处理的一次根本性的变革。它使人们扔下纸和笔，通过机械式的打字机来完成文字的书写、起草等工作。由于打字机具有容易使用的特点，打字机在社会上得到了极大的普及。对于使用表意文字的国家，打字机的使用只限于办公室的专门人员的操作，没有普及到广大的办公人员和社会上去。电话机的发明则立即显示了无比的威力，大大加快了信息的传输速度，扩充了人们交换信息的范围，改变了传统的信息通信方式。随着20世纪初开始的第三次工业革命，以电力、化工产品和汽车工业的大发展，以及能源的进一步开发，机械与电、机械与电子及其他先进科学技术的有机结合，产生了更为人们所欢迎的办公工具。它们是复印机、传真机、缩微设备，人们称为“新三机”。新三机较老三机具有更强的处理文字、图形和图象的综合处理能力。复印机的使用很快受到了人们的普遍欢迎，根本改变了传统文件印刷输出方式，大大提高了效率。传真机比电传机更进一步扩充了传送信息的形式。它不但可以传送文字信息，还可以传送图形和图象信息。有人说传真技术似乎改变了人与人之间的时间、空间的概念，把人们之间遥远的距离拉近了，把漫长的信息传递时间缩短了。相距几百公里，上千公里之间的图象信息，通过传真机几分钟便逼真地摆在你的面前。缩微设备的作用常被人们所忽略。实际上，它在信息的存储方式上根本改变了原有的手段。它的最早应用是在1932年，当时美国国会图书馆利用法国制造的照机拍摄装置，将该馆的珍藏本拍摄成缩微胶片，提供给读者阅读。继而在1943年，美国联邦议会通过了把政府公务纪录拍成缩微胶片并销毁原件的议案。从此，缩微设备在办公室中起了越来越重要的作用。通过缩微技术，可以把数百张报纸缩小千倍以上存到一张小胶片上； 可以把几千年前的文字、图书完好无损地再保存几千年。它为人们提供了方便的资料检索功能，在一个其内容相当于几层楼高而设备本身只有一张书桌大小的文件资料库的缩微库中，要检索出一份所需的文件，仅仅需要几分钟甚至是几十秒的时间，这是奇迹，然而它确是已普及于各种办公室的普通办公设备。缩微技术可以说把一个硕大的世界浓缩了，把这远古和未来的时代拉近了。
信息时代： 以微电子技术、遗传工程、新型建筑材料和能源开发为中心的信息时代标志着人类进入了一个崭新的社会——信息化的社会。特别是通过计算机，人们巧妙地把物质、能源、信息这些社会的基本成分结合起来，做出了更适合办公室的工具。它们不再是简单的单机设备，而是以计算机、各种通信设备以及多功能、小型化和电子化为特点的智能化办公室设备。另一方面，传统的办公室工作方式再也不适应雪崩式的信息增长，即所谓“信息爆炸”。这造成了人们对信息的更大依赖性和对信息需求的迫切性。同时，也促使人类社会必须采用先进的计算机技术和信息处理技术来收集，处理日益复杂的信息，这一切都反馈给作为上层建筑的办公活动，促进了它的第三次大变革。总之随着科学研究，新发明层出不穷和科学研究方法不断更新，新技术的日益发展、普及，促进了人类社会结构和生活方式的变革。伴随着这些新科学、新发明、新技术和新方法在生活、生产和管理等社会领域中的深入发展，形成了被人们称为信息社会的 “3A” 革命。即办公自动化、工厂自动化、家庭自动化。这一次的变革是以三大类办公自动化设备和四大支持技术为代表。三大类办公自动化设备指计算机、通信设备及办公设备，四个支持技术指计算机技术、信息技术、通信技术和软科学。这次变革不仅是促成了信息生成、采集、存储、处理、加工、传输和输出方式的改变，用设备代替人实现自动化，而且随着信息技术、计算机技术、通信技术以及系统科学、管理科学、行为科学的引进，也促进了办公活动的核心——管理与决策手段、方式的改变，实现了决策与管理科学化。
从办公活动的三次重大变革，可以看出这正是人类社会发展的标志，也是社会生产发展的需要和科学技术发明相结合的产物，每一次新的变革都有其新的发展和内容。如果说，作为现代化生产手段的工业自动化已千百倍地扩充了人的体力，那么，作为信息时代的现代管理手段的办公自动化必将千百倍地延伸了人的智力。