会议管理

会议就是召集大家讨论问题，交换意见，传播信息，是一种有组织有目的的活动。会议是一种重要的实施行政管理的方式，任何行政机关都离不开运用会议这种方式进行工作。可以说，会议是行政机关实施行政管理的重要手段和重要方式。
1.会议的功能
行政机关及其行政人员之所以需要会议，是和会议本身的功能分不开的。会议的主要功能有： (1)传达功能。通过会议，传达上级机关的命令、指示、决定、布告、通知、通报、布置任务，便于下级分头贯彻执行。(2)决策功能。通过召集会议，使到会人员就某事发表意见，集思广益，集体攻关，最后形成某项决定。如制定、修改或取消某些行政法规，决定行政人员的录用、任免和奖惩等。(3)指导功能。通过会议，通报情况，交流信息，沟通关系，推广工作经验，供到会人员进行决策和具体工作时参考。(4)协调工作。通过召集会议，交流各自的思想，明辨是非，协调不同意见，统一认识，使单位之间、个人之间存在的某些矛盾得到解决，达到步调一致、统一行动的目的。(5)监督功能。通过会议，检查审核财政收支和评定财政制度的执行情况，检查行政决策的贯彻执行情况，对行政人员违法乱纪、玩忽职守、贻误工作、滥用职权或超越职权、贪污腐化等行为进行行政处罚。
2.会议的类型
会议的类型多种多样，可以根据会议所要讨论的内容来确定相应的会议形式。常见的会议有以下几种类型：
(1)例行工作会议。这种会议是指各单位、各部门行政领导成员集中研究和处理工作的定期会议，又称办公会议。如政府的常务会议，省、市、县长的办公会议，均属此类。这种会议的主要内容是领导成员之间交流自己分管范围内的工作情况，互通情报。研究上级的指示，决定某些问题进行讨论和决定。在这类会议中，办公室的工作人员的工作任务，是准备好有关文件和会议材料，供领导学习、讨论和研究；做好会前通知和会议记录； 会后协助领导形成工作计划、决定或通知等，下发所属部门。
(2)专题性会议。这种会议是为研究和解决某项工作而请有关人员参加讨论的会议。分管各项工作的行政领导常常召开这类会议。如教育工作会议，经济工作会议，宣传工作会议，城市建设规划会议，计划生育工作会议等。在这类会议中，办公室工作人员的主要任务是，会前要协助领导收集某专题的现实情况，包括具体数字、主办单位意见、群众要求、上级对这一专题的政策规定等，供领导开会研究分析；会中做好会议记录，尤其要注意记录不同意见；会后协助领导根据会议精神形成文件，包括决定、批复、纪要等，供下属部门和有关部门贯彻执行。
(3)联席会议。这种会议是为了开展某项工作或解决某些问题需要有关单位一起共同协商和明确任务而召开的一种会议。例如，研究如何加强青少年的教育问题，就需要由教育部门、文化部门、共青团和妇联等有关部门召开联席会议，进行协商。通常是由一个单位主办，做好会议的筹备工作，包括会议通知、印发有关资料、做好会议记录等。
(4)布置任务会议。这种会议是单位、部门全体人员参加的不定期会议，会上布置工作、生产、学习任务或传达上级指示等。这种会议通常在一年、一季、一月的开始或结束时召开。办公室工作人员的任务是协助领导做好会务工作安排，会议文件和需要打印的材料。
(5)各种座谈会。这种会议的形式多样灵活。从内容上分，有征求意见的，讨论某项专题的，纪念性的座谈会；从对象上分，有工人、农民、解放军、学生等的座谈会；从数量上讲，有几个人、十几个人、上百人的座谈会，形式多种多样。组织安排座谈会，要具体周密，一般注意掌握以下几点：
❶根据座谈会的内容、规划和实际需要，选好参加人员，可先初拟名单，供领导审阅。在拟定的名单中，需要发请柬的，或要通知的人员，要核对姓名，不要错漏。
❷拟定座谈会的中心议题，以及会议程序，最好会前发给与会者。
❸为使座谈会开得有成效，事先可考虑安排一些人重点发言，作适当分工，避免重复。发言人确定后，要在开会前通知其做好准备。
❹准备好茶水、茶具等，以便随时提供服务。
❺做好会议记录，并根据需要在会后整理成文，将情况反映给有关部门。
(6)群众性大会。这是一种大型的会议，一般是为推动某项工作而进行的大规模、大范围的动员。如为纪念重大节日，表彰先进工作者和劳动模范而举行的大型群众集会。这类会议的气氛热烈，参加人数多，组织安排时，要作周详的考虑和布置，争取得到有关部门的支持和配合，如公安、广播、电台、报社、供电等。组织这样的大会，一要确定会议地点和参加人数，按单位、系统划分座位；二是检查会议布置，大会挂的横幅是否有错漏？场内标语是否正确？主席台上人员座位的安排是否准备好？奖品、奖状等是否分好？新闻记者是否到场？这些都要准备和检查，不能疏忽；三要保证会议的正常秩序，事先在会场入口处张贴会场须知，并在会前播放数遍，并同有关部门配合，维护好会场秩序。
(7)各种代表会。这是各级党政机关企事业单位、人民团体推选代表参加的，决定方针政策，选举领导机构的会议。如各级党的代表大会、各级人民代表大会、妇女代表大会、职工代表大会、共青团代表大会等。这类会议的准备工作，应当细致、周密，通常要成立大会秘书处或筹备处，布置会务。
(8)现场办公会。这是上级机关领导干部改变作风，带领有关部门负责人，深入到基层或现场召开的会议。其特点是，对一些久拖未定的问题可以在现场进行研究，涉及需要找很多部门办的事可以在现场当面协商或交换意见，主持会议的行政领导者当场可以做出决定，就地解决问题。
3.会议的组织
会议组织安排做得好坏，直接影响会议能否顺利进行。因此，必须做好会议各项组织安排工作。
会议的组织工作一般经过以下几个步骤：
(1)会议准备。会议前的准备工作很多，其中主要应抓好四件事：一是明确会议的议题和议程，通过会议解决什么问题要明确具体，并把议题和议程事先通知与会者，使其有所准备。二是准备会议的各种文件材料。如大会报告的起草、修改和定稿，大会发言材料的准备，会议材料文件的印刷和分发等。三是做好会议接待工作的准备。一般比较重要的会议，人员来自全国各地。因此，接待工作要细致、周密，以保证会议的正常进行。会议通知要简明扼要，内容包括会名、内容、开会时间、地点、会期、参加人员名单、入场凭证，以及报到时间和地点，必要的票证和物品等。另外，食宿安排、车辆接送、医疗、文娱活动等，都要分工专人负责。四是会场的布置和确定小组讨论的地点。大会会场的陈设应朴素、庄严、隆重；会场的一切设备事先要检查；参加会议人员就座位置的确定；分组讨论地点的安排要落实，尽可能固定在一个地方，方便与会者参加会议讨论。
(2)主持好会议。会议主持人处于会议的中心地位。主持人善于组织会议，是会议成败的关键。会议主持人除按照既定议程或日程安排会议外，一般还应按下列程序掌握会议进程：首先，会议开始时应讲清会议议题，使与会者了解会议所要解决的问题，以及解决到什么程度，哪些问题需要作结论。其次，要组织好讨论，引导大家发言。
(3)做好会议结束后的工作。一是整理会议的文件资料。如果需要见报的，要及时发给新闻单位；文件需要收回的，应在大会后及时收回；遗失和缺额的，要查清情况，报领导处理；需要发文件的，做好文件的起草、印发工作；各类记录、发言稿及原材料，均立案存档。二是做好与会者的返回服务工作。在会议结束的前几天，为与会者登记购买返回车票、船票、机票。事先安排好去往车站、码头、机场的车辆和人员，结算住房费和伙食费以及其他费用。对于个别暂留人员也要作妥善安置。三是抓会议精神的贯彻落实工作。四是清理会议的财物及各种用品。
4.会议改革
行政会议具有重要功能，但会议过多，效果不佳，反而影响行政效率。近年来，党中央、国务院领导同志多次指出，会议多是我们行政管理中存在的弊病之一。据了解，许多行政领导者大约要用二分之一到三分之二的时间开会，“会海”使各级领导难以集中精力和时间想大事、议大事和抓大事。会议多会增加行政经费的支出，加重人民负担。据统计，我国每年直接用于会议的费用数字，令人触目惊心。因此，改革行政会议已成为加强行政管理的紧迫课题之一。会议改革应注意以下几个问题：
(1)严格控制会议数量。能不开的会坚决不开，可开可不开的坚决不开，能开小会的不开大会，能开短会的不开长会，能在下面开的会不到上面开，电话可通知的会不开，能合并的会不要分别开。非开不可的会，必须充分准备，精心组织。要健全会议审批制度，会议经费包干，计算会议成本，谁开会谁负担。
(2)限定发言时间。会议发言提倡简明精炼，有独到的见解，反对人云亦云，长篇大论。有些专题会议、学术会议，有了复印材料，就不必照本宣科，令人昏昏欲睡，发言应限在10分到15分钟，只介绍要点，其余内容可让与会者自己阅读领会。有的会场装有自动报时器，到规定时间即发出响声，提醒发言者及时结束。当然，有的重要报告可适当延长时间。
(3)科学安排会议时间。现实生活表明，一般会议以一个半小时为宜，会议开得太长，与会者难以集中思想，甚至产生厌倦的情绪。单位内容的工作会议，不宜安排在早上一上班时开，因为这时与会者容易产生延缓心理。有些单位将工作例会安排在午饭或下班前一小时开，与会者则是积极发言，言简意明，问题也容易得到解决。
(4)端正会风。不管开什么会，事前必须充分准备，应用现代化办公手段，简化会议程序，内容充实，主题明确。要节约经费和物资，规定会议规格化开支标准。坚决反对讲排场，比阔气，重形式，铺张浪费，不允许以开会的名义用公款大吃大喝，游山玩水。反对那种杂乱无章、拖泥带水、议而不决、决而不行的会议，要使行政会议真正发挥在行政管理中的重要作用。