工具书根据《中国图书馆分类法》的学科体系编排，同一学科的集中在一起，必要时下列小类，或用星花·隔开，然后再根据性质或形式(丛书；百科全集、类书；字典、词典；手册、大事记、年鉴；目录、索引；文摘)排列，同一性质或形式的按出版时间先后排列。
工具书的着录项目为：书名、作者(编者、译者)、出版时间、出版单位、内容简介。有一部分工具书的书名本身已揭示内容；有些工具书未能找到原书查对。凡属以上两种情况者，内容简介项从略。
中外文双语辞典和外文辞书不属收集范围，但专业性中外文对照词汇和词典，以及翻译成中文的各种外文辞书，则适当予以收录。