会议管理流程

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说明：

1．组织

(1)办公室主任根据总经理、各总监的批示及公司的实际经营需要，组织召开总经理办公会议。

(2)由秘书向各相关部门发送会议通知，会议通知应包括会议的时间、地点、内容、参与部门等内容。

2．会议通知

秘书接到办公室主任批示后，及时向各相关部门与人员传达会议通知。

3．签收

各部门负责人接到会议通知后，签字、收讫。

4．搜集资料

秘书根据会议内容搜集所需资料，将所搜集的资料整理、打印成正式文件。

5．会议准备

(1)秘收按照会议需要，做好各项准备工作，包括布置会场、调用会议设备等。

(2)及时将会议资料下发主参加会议的相关部门。

6．资料

各部门负责人收到会议资料后，根据需要，准备自己的发言稿等文件，并做好会前各项准备工作。

7．会议召开

组织会议实施，在会议召开期间，做好相应的服务工作。

8．会议纪要

(1)秘书在会议召开时，认真做好会议记录。

(2)根据会议记录编写会议纪要，并及时上交办公室主任审核。

9．审核

(1)办公室主任认真审核会议纪要，并签署自己的意见。

(2)及时上报行政总监审批。

(时限：一般会议结束后，三日内审核完毕；紧急会议结束后，当日内审核完毕)

10．审批

(1)行政总监对上报的会议纪要进行审批。

(2)对在自己管理权限内的事项，根据会议纪要做出相应批示，及时下发秘书发文。

(3)对自己管理权限外的审批工作，及时上报总经理审批。

(时限：一般会议结束后，三日内审核完毕；紧急会议结束后，当日内审核完毕)

11．审批

总经理对上报的会议纪要做最后审批，将审批意见及时下发秘书。(时限；一般会议结束后，三日内审核完毕；紧急会议结束后，当日内审核完毕)

12．发文

秘书收到总经理或行政总监批示后的会议纪要，将其编制成文件，下发各相关部门和员工。

13．接收

各部门收到秘书发送的会议纪要文件后，签字并收讫。

14．存档编号、存档

文档管理员收到秘书发来的会义纪要文件后，进行编号备案，将备份递交档案室存档。

15．督导

秘书根据会议纪要文件督导各部门执行，并汇总各部门的执行情况。

16．反馈、总结

(1)各部门在执行过程中，将执行情况及出现的问题，及时反馈给秘书。

(2)秘书将各部门递交的反馈意见进行汇总、整理，编写本次会议的总结报告。